ASSISTANT ADMINISTRATIF DE PRODUCTION () H/F

Cultplace La Petite Halle Nous recrutons !Poste : Stagiaire Assistant administratif de production (H/F) Description de la société Située au cœur du Parc de La Villette et accolée à la Grande Halle, La Petite Halle est à la fois un lieu incontournable de la scène jazz parisienne et un restaurant convivial. Depuis 2015, elle contribue à faire émerger de nouveaux talents tout en accueillant des artistes de renommée internationale.La Petite Halle fait partie du réseau Cultplace, qui exploite 11 établissements mêlant activités culturelles, événementielles et de restauration :À Paris : La Bellevilloise, La Rotonde Stalingrad, La Petite Halle, Dock B, Poinçon, GriffonÀ La Rochelle : La Fabuleuse Cantine, Le Bar France 1, Café Le FrançaisÀ Nantes : ZawÀ Bordeaux : Bien PublicPlus d’infos : cultplace.frEn tant que stagiaire assistant·e d’administration de production, vous jouerez un rôle central dans le soutien à l’activité de programmation et d’administration des événements à La Petite Halle. Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’équipe de programmation, le service administratif, les artistes, et les équipes techniques et opérationnelles.Missions principales Administration & suiviTableaux de bord : mise à jour régulière (CA, dépenses, bilans par événement/série).Cachets & RH : collecte des infos artistes/techniciens, DPAE, création des cachets via GUSO, suivi des déclarations.Contrats : rédaction/lecture et suivi (auteurs, artistes, techniciens, cession, coproduction).Droits d’auteur : suivi SACEM (programmes de diffusion) et mise en place d’un outil simple pour fiabiliser la collecte/transmission.Finances : contrôle des factures, suivi des engagements/dépenses, préparation des bilans financiers.Licences & conformité (Entrepreneur de spectacles vivants)Suivi des licences : tenir à jour le tableau des licences cat. 1/2/3 (lieu, producteurs, partenaires), vérification de l’adéquation licence ↔ type de deal (location / co-réalisation / programmation).Renouvellement DRAC : préparer et suivre les dossiers (délais, pièces : assurance RC, Kbis/Statuts, justificatifs du/de la responsable, etc.), alerter J–90 avant échéance.Mentions obligatoires : contrôle de l’affichage des numéros de licence sur tous les supports (billetterie, affiches, site, réseaux), mise à jour de l’affichage obligatoire au sein du lieu.Organisateurs non licenciés : identifier le régime occasionnel (≤ 6 représentations/an), vérifier l’usage du GUSO et accompagner la déclaration d’entrepreneur de spectacles occasionnel si nécessaire.Dossier de conformité événement : archivage des justificatifs (contrats, licences, assurances, programmes SACEM), check-list J–15.Veille réglementaire : suivre les évolutions (licences, ERP, bruit, sûreté, VSS, RSE) et proposer les mises à jour de procédures internes.Financements & subventionsVeille des dispositifs (CNM, collectivités, mécénat…), calendrier des échéances.Montage des dossiers : cadrage, budget, pièces justificatives, dépôt et suivi.Demandes entrantes & prospectionTri/qualification des sollicitations, orientation au sein du groupe Cultplace (location, co-réalisation, programmation).Prospection de nouveaux artistes/partenaires et participation à la construction de propositions.Base de données & outilsBase de données : alimentation/organisation (artistes, agents, partenaires), mise à jour, dédoublonnage.Outils : création/optimisation d’outils opérationnels (modèles de contrat, feuilles de route, checklists).Automatisation (bonus) : micro-automatisations Forms → Sheets → Docs pour gagner du temps.Veille & benchmarkingSuivi du secteur (scènes/tendances), activités du Parc de La Villette, cartographie des concurrents et partenaires clés.Coordination opérationnellePréparation production : collecte riders/fiches techniques, feuilles de route, logistique artistes, planning.Accueil artistes les jours de concert ; interface avec technique/exploitation.Participation opérationnelle : montage, exploitation, démontage.Post-event : court compte-rendu + chiffres clés (remplissage, bar par tête si disponible).Gestion de projet de A à ZPrise en main des différents deals (location, co-réalisation, programmation).Organisation de visites préalables ; identification des enjeux/contraintes de production.Coordination avec les artistes/agents pour préparer la production et respecter les délais. Bonus : appui RSE/éco-gestes.Disponibilités : présence ponctuelle en soirée et week-end selon planning (repos compensateur). Profil recherchéFormation en gestion culturelle, administration du spectacle ou équivalentRigueur, organisation et sens du détailBon relationnel et capacité à travailler en équipeMaîtrise des outils bureautiques (Google Workspace, Excel)Connaissance du secteur du spectacle vivant appréciéeIntérêt pour le jazz et les musiques actuelles bienvenuAvantages supplémentaires Cultplace : Carte Cultpass (50% de réduction dans tous nos établissements)Forfait mobilité durable (25 €) sous conditions, cumulable avec la prise en charge des transports en commun (50 %)