ASSISTANTE ADMINISTRATIVE (H/F)

Chez 96 est la holding de services. Elle agit en tant que bureau support centralisé pour 20 structures partenaires, en assurant pour leur compte les fonctions administratives et de coordination opérationnelle.

Le groupe génère un chiffre d'affaires consolidé de 30/35 M€, ce qui représente un flux important de factures fournisseurs et inter-structures à traiter, vérifier et valider chaque mois.

Vos missions principales

Pointage & Contrôle des factures

• Réception, enregistrement et tri des factures fournisseurs et inter-structures pour l'ensemble des 20 entités du groupe

• Suivi des demandes d’avoir

• Pointage systématique de chaque facture : vérification des montants, des libellés, de la TVA et de la conformité avec les bons de commande ou contrats

• Rapprochement des factures avec les pièces justificatives (bons de commande, bons de livraison, contrats de prestation)

• Détection et signalement des anomalies : montants incorrects, doublons, factures sans commande, mauvaise imputation

• Imputation comptable des factures sur les bons codes et les bonnes entités (analytique multi-sociétés)

• Transmission aux valideurs internes et suivi des circuits de validation jusqu’au règlement

• Archivage et classement rigoureux des pièces traitées par entité et par période

• Participation aux clôtures mensuelles : remontée des factures en attente, état des factures non pointées

Secrétariat & Coordination

Interface administrative entre les 20 structures du groupe et la direction de Chez 96.

• Gestion des agendas, planification des réunions et organisation des déplacements professionnels

• Rédaction de courriers, comptes rendus et notes internes

• Accueil et filtrage des sollicitations entrantes (mail, téléphone)

• Suivi et classement des contrats de prestation inter-structures

Support Opérationnel & Reporting

• Production des tableaux de suivi mensuels : factures reçues, pointées, en attente, anomalies détectées — par entité

• Coordination avec les équipes opérationnelles des structures pour la résolution des litiges fournisseurs

• Participation à l'amélioration des procédures de contrôle et de validation des factures

• Contribution aux audits internes : mise à disposition des pièces pointées et traçabilité des flux

Profil recherché

Formation & Expérience

• Bac +2 en gestion, assistanat, comptabilité ou finance (BTS GPME, BTS CGO, BTS AM, DUT GEA ou équivalent)

• 2 à 5 ans d'expérience sur un poste administratif incluant du pointage ou de la vérification de factures

• Expérience en environnement multi-sociétés ou multi-sites appréciée — la gestion de plusieurs référentiels simultanément ne doit pas vous effrayer

• Une expérience en cabinet comptable, bureau support ou service comptabilité fournisseurs est un vrai atout

Compétences techniques

• Maîtrise d'Excel : tableaux de suivi, filtres, TCD — vous construisez vos propres outils de pointage

• À l'aise avec un logiciel comptable ou de gestion (Sage, Cegid, Pennylane, QuickBooks ou équivalent)

• Notions de comptabilité générale : plan comptable, TVA, imputations analytiques — vous n'êtes pas comptable, mais vous savez lire une facture et l'imputer correctement

• Capacité à gérer un volume important de documents sans perdre en fiabilité ni en traçabilité

Qualités personnelles

• Rigueur et sens du détail : une facture mal pointée ou mal imputée, c'est un problème pour toute la chaîne de paiement

• Méthode et organisation : vous traitez des dizaines de factures par semaine sur 20 entités sans perdre le fil

• Proactivité face aux anomalies : vous ne bloquez pas — vous signalez, vous relancez, vous trouvez

• Discrétion : vous manipulez des données financières sensibles concernant l'ensemble du groupe

• Adaptabilité : chaque structure peut avoir ses propres process

Conditions & Avantages

• Rémunération : entre 2 300 € et 2 700 € brut/mois selon profil et expérience

• Contrat : CDI — 35 heures par semaine

• Avantages : repas offerts chaque jour travaillé

• Mutuelle : prise en charge à 50 % par l’employeur