Assistant.e Médico-Administrative F/H

A propos de AP-HP Centre - COCHIN: Situé à Paris (14è arrondissement), il est composé de 3 sites : Cochin, Port-Royal et Tarnier. Il dispose de services de référence tant au plan national qu'international autour de la cancérologie, la périnatalogie, les maladies de système, les maladies auto-immunes, le diabète, l'ophtalmologie, le thorax, l'ostéoarticulaire. Grâce à ses deux plateaux techniques de pointe en biologie et imagerie, l'hôpital Cochin Port-Royal propose une prise en charge innovante à la pointe de la technologie. Votre mission: Activités Principales :
Accueil physique et téléphonique des participants
Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité dans le cadre du SMQ
Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements...)
Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, examens...)
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
Tenue à jour du dossier participants
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
Mission Spécifique CIC :
Organiser les déplacements (congrès, enseignements, réunions et autres missions)
Participer à l'organisation annuelle de la journée Jean Gérard Guillet
Mettre à jour le Fichier National des Volontaires (VRB)
Gestion du fichier électronique des Volontaires
Organiser le remboursement des frais de déplacement ou l'indemnisation des volontaires selon les spécificités de chaque protocole clinique.
Effectuer le contrôle des dossiers (ORBIS, VRB, dossier source) et faire le lien avec les ARC référents
Assurer le suivi des procédures en lien avec les exigences des promoteurs (appels participants et envois de mails pour les reprogrammations, les non réponses ou les résultats) et prise de connaissance du protocole et visite de MEP
Assurer le suivi qualité des visites via questionnaires de satisfaction Votre profil: Concours d'Assistante-Médico-Administrative obligatoire
Savoir Faire :
Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

Savoir être :
Organisation, méthode et rigueur dans la gestion quotidienne,
Bonne compréhension et rapidité d'exécution,
Respect de la confidentialité et le secret professionnel