Assistante Administratif

Qui sommes-nous ?

L’Association Savoir Être et Vivre Ensemble (SEVE) créée en 2016 par Frédéric Lenoir et Martine Roussel-Adam a pour objectif, à travers la mise en place d’ateliers à visée philosophique, d’aider les enfants et les adolescents à grandir en discernement et en humanité afin de devenir des adultes plus éclairés, solidaires et respectueux de leur environnement et des autres.

L’association a une équipe de 14 salariés et s’appuie sur 14 antennes territoriales composée d’un réseau de bénévoles répartis sur l’ensemble du territoire.

Vos missions

L’assistant.e intervient sous la responsabilité du directeur du Département Déploiement des Ateliers. Elle/Il est en charge du suivi de l’activité d’un certain nombre d’antennes. Ses missions seront ajustées en fonction de la maturité de l’antenne et de la présence ou non d’un salarié sur le territoire

Mission 1 Accueil et information / suivi des opportunités

. Gérer les demandes de partenariats : adresser la documentation par mail et mettre l’antenne en copie ou transmettre les demandes au délégué territorial.

. Assurer le premier accueil téléphonique de présentation et d’information sur les interventions SEVE pour les antennes sans Délégué Territorial

. S’assurer du suivi et de la bonne prise en charge des contacts, effectuer les relances.

Mission 2 - Gestion et suivi des dossiers de financement

. Formaliser les propositions / devis sur Monday, contrôler les informations saisies, envoyer les devis aux institutions

. Suivre les propositions envoyées (échanges mails, tél, rdv en visio), relancer les contacts, réceptionner les devis signés, mettre à jour Monday

. Lancement de l’appel à facturation quand les projets sont terminés

. S’assurer de la saisie des informations sur les projets sur Monday

. Suivre le processus de traitement des subventions (réception et signature des conventions, archivage des conventions, relance des financeurs si besoin)

. Informer les Délégués territoriaux ou les antennes de l’avancement de la demande de subvention

. Préparer les éléments pour réaliser les bilans et transmettre le dossier au service comptable (pour facturation)

Mission 3 - Soutien à la mise en uvre des projets

. Soutien administratif et logistique sur la mise en uvre des projets et le lien aux animateurs : diffusion des projets sur la plateforme collaborative SEVE, recueil des candidatures, veiller à la bonne mise en place des plannings et à l’information des structures d’accueil, suivi administratif des interventions (plannings, absences, report, saisie des bilans) et mise à jour les tableaux de bord

. Vérifier la conformité du dossier administratif des animateurs sur la plateforme

. Préparer la convention pour les animateurs

. Réceptionner et vérifier les factures des animateurs

. Vérifier le dépôt des bilans des animateurs

Mission 4 Mise à jour des outils de suivi

. Suivi et mise à jour des informations sur Monday

. Suivi et mise à jour des outils (guide de facturation, tuto Monday, modèle de convention, modèle de devis.)

. Publication d’informations sur la plateforme

. Classement et archivage des documents sur le serveur

Mission 5 Accompagnement des acteurs

. Suivi du référencement et accompagnement des animateurs

. Relation et information des bénévoles

. Echange et suivi en relation avec les Délégués territoriaux

. Accueil et accompagnement de stagiaires administratif

En soutien des deux assistantes administratives du département de déploiement des ateliers, vous serez amené à travailler sous la supervision des Délégués et Coordinateurs territoriaux et en étroite collaboration avec les équipes locales.

Vous développerez vos compétences en secrétariat et en organisation en passant par toutes les étapes de suivi d’un projet. Dans une association en fort développement, vous vous familiariserez avec nos différents outils de gestion et enrichirez vos connaissances grâce aux activités suivantes :

Compétences et qualités requises :

. Vous êtes dynamique, créatif, organisé, autonome, rigoureux, doté d’un très bon relationnel, et d’excellentes compétences rédactionnelles et vous maitrisez le pack office.

. Vous avez une forte appétence pour l’intérêt collectif et manifestez un intérêt fort pour le développement durable.

. Vous êtes autonome, rigoureux, et vous appréciez le travail en équipe tout comme en autonomie.