Assistante de direction du DG (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

COS, Mutuelle, Ticket resto, RTT

Descriptif de l'emploi

Rattaché directement au Directeur général, l’Assistant de Direction a pour mission d’assurer l'assistance administrative, organisationnelle et relationnelle du Directeur général afin de garantir la fluidité du fonctionnement de la direction, la qualité du suivi des dossiers stratégiques et la coordination entre l’ensemble des représentant des Directions du SIAAP.

Missions / conditions d'exercice

1. Gestion de l'agenda et de l'organisation du Directeur général

- Gérer et optimiser l'agenda du Directeur Général
- Organiser les rendez-vous, réunions, déplacements
- Hiérarchiser les sollicitations et aider à la gestion des priorités
- Préparer les échéances institutionnelles et administratives
- Assurer l'interface quotidienne entre le Directeur général et ses interlocuteurs internes et externes

- Organiser la logistique des réunions et les événements pilotés par la Direction générale

2. Gestion administrative et secrétariat de Direction

- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction générale

- Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus, rapports et

supports de présentation

- Veiller au respect des circuits de validation et de signature

- Assurer le traitement, la diffusion et l'archivage des documents

- Gérer la dématérialisation et le classement des dossiers

3. Suivi des dossiers stratégiques de la Direction générale

- Suivre l'état d'avancement des demandes adressées aux directions
- Centraliser les informations nécessaires à la prise de décision du Directeur général
- Réaliser des recherches documentaires, réglementaires et préparer les éléments de synthèse
- Produire des tableaux de bord et outils de pilotage

4. Coordination institutionnelle et relations internes

- Se positionner comme l’interlocuteur privilégier pour faciliter les échanges entre le Directeur général, les partenaires externes et les représentants de services
- Assurer la circulation de l'information entre les différents niveaux de l'organisation

Profils recherchés

Savoir
- Connaissances de l'organisation, du fonctionnement, et des processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d'intervention du SIAAP
- Maitrise des règles de rédaction administrative
- Techniques de gestion documentaire
- Connaissances des règles de l'expression orale et écrite en communication professionnelle
- Connaissances des techniques d'accueil physique et téléphonique
- Outils bureautiques et collaboratifs

Savoir-faire
- Organiser et prioriser les activités de secrétariat
- S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve-
- Synthétiser des informations, ou des documents
- Travailler en transversalité avec de nombreux interlocuteurs
- Rédiger des écrits dans le respect des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Utiliser des fonctionnalités avancées des logiciels du Pack Office Windows (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)

Savoir être
- Sens aigu de la discrétion et de la confidentialité
- Autonomie et sens des responsabilités
- Rigueur et sens de l'organisation
- Diplomatie et qualités relationnelles
- Réactivité et disponibilité
- Capacité d'initiative
- Capacités d'adaptation
- Sens du service