Responsable de pôle - service du planning et examens

• Assurer la gestion du planning central de la Direction de la logistique (7 bâtiments, 200 salles d'enseignement et 18 amphithéâtres) ainsi que la gestion du bureau des surveillants d'examens (recrutement et encadrement des surveillants)
• Diriger et coordonner l'ensemble du service : bureau du planning et bureau des surveillances.
• Participer à la mise en œuvre de la politique de l'établissement en matière de gestion et d'optimisation des locaux d'enseignement, en veillant à leur utilisation efficiente et adaptée aux besoins des formations.
Les missions du poste sont susceptibles d'évoluer en fonction des orientations stratégiques et des décisions des instances dirigeantes de l'Université, notamment dans le cadre des projets d'évolution du patrimoine immobilier : réflexion sur les outils utilisés dans l'établissement et leurs fonctionnalités ; coordination avec les services des plannings locaux.
Activités principales :
Bureau de gestion du planning :
- Établissement et gestion des plannings d'enseignement et d'examens des centres relevant du service.
- Établissement et gestion des plannings d'examens des centres gérés par le service (Panthéon, Sorbonne, La Chapelle, Lourcine, Censier, Broca, Mahler) et gestion des locations extérieures (évaluation des besoins, établissement des devis, services faits, budget d'environ 120 000 euros annuel).
- Gestion des réservations pour toutes les activités organisées dans les locaux d'enseignement (événementiel, réunions, associations étudiantes, soutenances...).
Bureau surveillances d'examens:
-Recrutement annuel de près de 300 surveillants d'examens, établissement des demandes de recrutement, des dossiers RH, élaboration de leurs plannings d'examens (de 3000 à 5000 créneaux à pourvoir par session), suivi des heures, établissement des états liquidatifs.
Référent-e Campus Condorcet Paris-Aubervilliers:
- Référent Campus-Condorcet, intermédiaire entre les services de l'EPCC Condorcet et les services de scolarité et laboratoires de recherche de l'Université Paris 1 (et associés, CNRS etc). Gestion d'une adresse courriel dédiée à cet effet.
Ressources humaines et gestion de projet:
- Direction et coordination des activités du service et des personnels qui le compose
- En relation avec le Vice-président chargé du patrimoine immobilier, le Directeur général des services, le Directeur du patrimoine immobilier (DPI) et la Directrice de la Logistique, élaboration de synthèses et définition en amont des besoins de l'établissement afin d'orienter au mieux les choix en matière de stratégie immobilière sur l'aspect locaux d'enseignement ( SPSI).

RELATIONS FONCTIONNELLES ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
Au sein de la Direction de la Logistique (65 agents) le service du planning et examens se compose de 7 agents. Il est organisé en deux bureaux :
- Un bureau en charge de la gestion des plannings implanté sur les centres La chapelle (1er cycle Sciences humaines majoritairement) et sur le centre Panthéon ; il se compose de 4 agents :1 B/ASI responsable et 3 C gestionnaires
- Un bureau en charge des surveillances d'examens implanté au centre Panthéon ; il se compose de 2 agents : 1 Responsable B et 1 C (apprentie)
Ce service central est l'interlocuteur quotidien de l'ensemble des composantes et Directions centrales de l'Université.