CDD - CHARGE.E D'APPUI AUPRES DE LA DIREX DU FID H/F
Poste ouvert aux personnes en situation de handicap.Rattaché(e) directement à la Direction exécutive du FID, vous assurez un appui opérationnel, logistique et stratégique à la direction (une directrice et 2 adjointes) et à une équipe de 15 personnes. Votre rôle est central pour fluidifier l'organisation, optimiser la communication et soutenir l'efficacité collective. 1. Organisation des instances et temps collectifs
- Conseils de Direction : convocation, envoi de l'ordre du jour et des documents préparatoires, réservation des salles, accueil des participants, rédaction des comptes-rendus, suivi des décisions.
- Réunions d'équipe hebdomadaires : planification agenda (avec réservation de salles), rédaction et diffusion des comptes-rendus, suivi des actions lorsque nécessaire.
- Journées ou séminaires d'équipe : organisation complète (logistique, gestion des prestataires, réservations de salles, hébergement, restauration, activités), coordination avec les participants, suivi budgétaire, évaluation post-événement.
- Gestion des déplacements et missions de l'équipe : préparation des billets (train/avion), ordres de mission, visas, réservations d'hébergement, notes de frais.
- Appui à l'organisation d'évènements.
- Appui aux tâches de secrétariat : réservation de salles, commande de pauses café, accueil des invités, gestion des envois postaux (chronos, accusés de réception…).
- Suivi des stocks de fournitures et commande de matériel.
- Gestion de l'agenda et organisation du temps de la Directrice
- Accueil et intégration des nouveaux arrivants
- Appui RH à la directionCompétences et qualités requises
- Organisation et rigueur : capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle, respect des délais, anticipation des besoins.
- Discrétion et confidentialité : manipulation d'informations sensibles.
- Relationnel et diplomatie : aisance dans la communication avec tous les niveaux hiérarchiques, sens du collectif et de l'accueil.
- Maîtrise des outils bureautiques : suite Office (Word, Excel, PowerPoint), outils collaboratifs (Teams, Notion, etc.).
- Adaptabilité et réactivité : capacité à gérer les imprévus et à s'adapter à des environnements dynamiques.
- Autonomie et prise d'initiative : proposition de solutions, amélioration continue des processus.
- Formation de niveau Bac+2/3 en secrétariat, gestion, communication ou équivalent.
- Expérience significative (3 ans minimum) en tant qu'assistant(e) de direction, chef.fe de cabinet ou poste similaire, idéalement dans un environnement complexe.
- Expérience dans l'accueil et l'intégration de nouveaux collaborateurs appréciée.
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