Apprenti RH en gestion collective F/H

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Labelisée HR Excellence in Research par la Commission européenne depuis 2021, Sorbonne Université porte une stratégie ambitieuse au service de l'ensemble de sa communauté de recherche.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 30 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonctions : Apprenti-e RH en gestion collective
Corps : Apprenti-e
Durée : 1 ou 2 ans

Mission :
L'apprenti-e gestion collective traite des données administratives et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure. Il / elle traite les données de gestion relative à toutes les campagnes de gestion collectives des directions interfacultaires.
L'apprenti-e gestion collective est en lien direct avec la responsable du service gestion RH, logistique et financière sur les actes de gestion administrative relative à la gestion collective.

Cette activité, s'exerce au sein du service gestion RH, Logistique et Financière de la Direction Générale des Services - Ressources Humaines, financières et fonctions supports.

Activités principales :

• Fiabilisation des données pour la préparation des campagnes de gestion collective dans le logiciel WINPAIE RH+,
• Participer et traitement du lancement des différentes campagnes notamment d'avancement de liste d'aptitude, tableau d'avancement, des comptes épargne temps, mi-parcours, entretiens professionnels, etc… des 3 filières (ITRF, AENES et BIB) et toutes populations (titulaires et contractuels)
• Participation et traitement du lancement de la campagne de primes
• Travailler en lien avec le responsable du service sur le paramétrage des dossiers et listes des agents promouvables pour envoi aux services et composantes et en faire le suivi
• Réception des dossiers de candidature et vérification des éléments le constituant
• Mise à jour des tableaux de synthèses des agents proposés
• Envoi des listes aux directions et composantes tout en faisant un suivi
• Accueil téléphonique et physique des agents ainsi que la hotline des campagnes
• Participer aux missions de logistique de la Direction lorsque l'activité l'exige
• Classer et archiver les dossiers-agent pour un accès rapide aux informations

Activités associées :

• Participer aux opérations de logistique de la DRH, d'organisation évènementielle
• Soutien aux autres pôles sur la recevabilité des pièces justificatives de paiement et le standard téléphonique

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
• Maîtriser les logiciels de bureautique courants (WORD et EXCEL) et la messagerie électronique

Savoir-faire :

• Capacité d'assimilation et d'adaptation aux applications informatiques spécifiques (HARPEGE et WINPAIE)
• Savoir assurer la confidentialité des informations traitées
• Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances (sens de l'organisation)
• Savoir travailler en autonomie et responsabilité

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Organisation et rigueur
• Sens du service public