Secrétaire général
Vous aimez un secrétariat où l'accueil, les plannings et les échanges avec les partenaires comptent chaque jour ? Le Groupement Associatif CIThéA agit pour la prévention et la protection de l'enfance, de l'adolescence, de la jeunesse et des familles. Nous cherchons une secrétaire, dès que possible, pour les services du 5e/13e arrondissements de Paris. ( service d'expertise médico judiciaire et d'un espace de rencontre) En présentiel, vous gérez les appels, les rendez-vous, les calendriers et le lien avec les usagers comme avec l'ASE et les tribunaux. Vous relisez aussi des rapports, mettez à jour les dossiers et utilisez le logiciel IDGOS et D'CRYPTE. Vous travaillez avec des familles, des professionnels et des institutions, dans un cadre exigeant et discret. Le poste demande de la méthode, une écriture soignée et une gestion attentive des priorités. Un même jour, vous pouvez suivre plusieurs demandes, ajuster un planning et être à l'accueil. Vos missions s'articulent autour du suivi administratif quotidien :
- Accueillir physiquement et au téléphone les usagers.
- Contacter l'ASE et les tribunaux par mail, courrier ou téléphone.
- Fixer les rendez-vous avec les usagers.
- Organiser les plannings et calendriers.
- Relire les rapports des professionnels.
- Saisir et suivre les données dans IDGOS.
- Assurer le relais administratif entre les équipes et les partenaires.
- Vous avez au moins deux ans d'expérience en secrétariat.
- Une expérience en protection de l'enfance ou en accueil de public est particulièrement appréciée.
- Vous rédigez avec soin, relisez rapidement et corrigez les oublis.
- Vous organisez rendez-vous, plannings et priorités sans perdre le fil.
- Vous maîtrisez les outils informatiques et un logiciel de suivi.
- Vous gardez un contact clair, posé et respectueux avec chacun.
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