GESTIONNAIRE D'UN SERVICE ADMINISTRATIF H/F

Description des missions

Positionnement
Le gestionnaire administratif exerce ses fonctions au sein d’un tribunal judiciaire, sous l’autorité du chef de service, du directeur de greffe ou de son représentant. Il peut être responsable d’un ou plusieurs services administratifs et assure la coordination, l’organisation et le suivi des activités relevant de son périmètre.

Finalité du poste
Assurer la gestion administrative, technique et organisationnelle d’un ou plusieurs services du tribunal judiciaire, en garantissant la qualité du traitement des dossiers, le respect des procédures, des délais réglementaires et la continuité du service public de la justice.

Missions principales : Elles varient en fonction de l’affectation et peuvent être :
Gestion administrative des services
Assurer l’organisation, la coordination et le suivi de l’activité d’un ou plusieurs services administratifs.
Garantir la bonne application des procédures et des textes réglementaires.
Mettre en place et suivre des tableaux de bord, indicateurs d’activité et outils de pilotage.
Aide juridictionnelle
Superviser l’instruction et le suivi des demandes d’aide juridictionnelle.
Contrôler la conformité des dossiers et veiller au respect des délais réglementaires.
Assurer les relations avec les avocats, les justiciables et les partenaires institutionnels.
Frais de justice - Ordonnances de taxe et mémoires de frais
Assurer le suivi administratif des ordonnances de taxe.
Contrôler les mémoires de frais des auxiliaires de justice.
Préparer les dossiers en vue de leur validation et de leur transmission.
Suivi des expertises judiciaires
Assurer le suivi administratif des mesures d’expertise.
Contrôler les délais impartis aux experts et effectuer les relances nécessaires.
Garantir la bonne coordination entre les magistrats, les experts et les services concernés.
Gestion budgétaire
Participer au suivi de l’exécution budgétaire des crédits affectés au tribunal.
Établir les demandes de devis et assurer leur suivi.
Préparer les demandes d’achat conformément aux procédures en vigueur.
Contrôler les livraisons ou prestations réalisées et procéder à la validation du service fait.
Assurer le suivi des engagements, des dépenses et des tableaux de bord budgétaires.
Être l’interlocuteur des fournisseurs et des services gestionnaires pour les questions relevant de son domaine. Gestion des ressources humaines de proximité Assurer le suivi administratif des mobilités.
Participer à la gestion prévisionnelle des effectifs.
Mettre à jour les tableaux de suivi et les dossiers administratifs.
Secrétariat de direction
Assurer le secrétariat du directeur de greffe et/ou des chefs de juridiction.
Organiser les agendas, réunions et déplacements.
Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et aux instances.
Coordination et appui au management
Assister les responsables dans le pilotage de l’activité.
Coordonner le fonctionnement administratif des services dont il a la charge.

Profil recherché

ConnaissancesApplicatifs métiersCircuits administratifsOrganisation administrative et judiciaireOutils bureautiquesStatut général de la fonction publique et statuts particuliersSavoir-êtreAvoir le sens de l’organisationAvoir le sens des relations humainesÊtre à l’écouteEtre autonomeEtre réactifFaire preuve de dynamismeFaire preuve de capacité d’adaptationFaire preuve de discrétion Savoir anticiperLe tribunal judiciaire de Pointe-à-Pitre est une juridiction de groupe 2 dont l’arrondissement judiciaire couvre une population de 292 642 habitants, soit près des trois quarts de la population totale de la Guadeloupe, qui compte 388 493 habitants.Son ressort concentre l’essentiel de l’activité économique et des infrastructures stratégiques du territoire, notamment le port autonome, l’aéroport international ainsi que les principales zones industrielles et commerciales de l’archipel. Savoir-faireAlimenter des tableaux de bord statistiques et de suiviAppliquer les textes législatifs et règlementairesMaîtriser les nouvelles technologiesMaîtriser les rédactions particulières à l’emploiMaîtriser les techniques d’accueil physique et téléphoniqueMaîtriser les techniques de classement et d’archivageOrganiser sa charge de travailTravailler en équipeExpériences professionnelles antérieures souhaitéesExpériences antérieures bienvenues.Offres de formation associées à votre prise de posteOui sur catalogue de formation ENGPerspectives d’évolution professionnelleAvancement au grade supérieur (examen professionnel ou inscription au tableau d’avancement)Cette position centrale confère à la juridiction une activité particulièrement soutenue et des enjeux croissants en matière de traitement des contentieux, de sécurité et de continuité du service public de la justice.La dynamique d’activité observée ces dernières années se traduit par une augmentation régulière des effectifs et une spécialisation accrue des services juridictionnels.La juridiction de Pointe à Pitre est actuellement composée de 40 magistrats et de 121 fonctionnaires et contractuels. Elle est répartie sur trois sites distincts : le palais de justice principal, l’annexe du pôle de proximité et l’annexe du conseil de prud’hommes. Ces trois sites sont situés au centre-ville, à proximité de commerces et de restaurants. Les personnels du greffe peuvent être affectés soit au tribunal judiciaire, soit au conseil de prud’hommes. Ils sont placés sous l’autorité hiérarchique du directeur de greffe du tribunal judiciaire.Composition et effectifs du service1 à 2 agents selon le serviceVotre hiérarchieDirecteurs des services de greffes judiciaires chefs de service.Vos interlocuteurs métiersLes agents de greffe, les professionnels missionnés, le directeur de greffe et ses adjoints, les chefs de juridiction.