Opérateur.rice Approvisionnement (F/H)

Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.

Sous la responsabilité hiérarchique du Coordinateur Approvisionnement, l’opérateur.rice approvisionnement a en charge la gestion opérationnelle des commandes de l’unité d’approvisionnement Casier départ .

Activités principales

Assurer le traitement et suivi des commandes terrain au Casier Départ :

• Traitement en autonomie de toute les commandes terrain adressées au Casier (logistiques, médical et librairie) ainsi que des éventuelles commandes de clients externes (librairie)
• Suivi des commandes en collaboration avec les terrains, via les outils de gestion et de communication disponibles
• Réponse aux demandes des terrains et cellules d’articles non référencés en proposant des solutions, le cas échéant avec le support du Coordinateur
• Transmission au Gestionnaire approvisionnement de toutes les informations nécessaires à la préparation physique des commandes
• Distribution automatique des catalogues et autres publications (guides) qui doivent être diffusées sur les terrains (commandes push )

Gérer les réapprovisionnements de stocks et approvisionnements occasionnels

• Passer les commandes auprès des fournisseurs validés (internes et externes), pour tous les types d’articles gérés en stock
• Approvisionnements occasionnels d’articles non stockés pour répondre aux besoins des terrains
• Documentation de tous les dossiers d’achat pour validation, dans le respect de la procédure d’achat siège
• Suivi de la bonne exécution des commandes par les fournisseurs, en maintenant une communication adéquate à chaque étape, du devis à la livraison.
• Coordination avec MSF Log et le Gestionnaire approvisionnement des expéditions hebdomadaires Mérignac-Paris.
• Transmission au Gestionnaire approvisionnement de toutes les informations nécessaires à la réception physique des livraisons
• Coordination des livraisons directes du fournisseur au terrain (notamment pour les ordinateurs), et des livraisons sous douanes à Exaciel, en collaboration avec le Gestionnaire, en assurant la circulation de l’information entre tous les acteurs
• Gestion des réclamations auprès des fournisseurs, en collaboration avec le Coordinateur

Contribuer au bon fonctionnement général de l’unité Casier Départ

• Passer les commandes de fournitures et matériels nécessaires au fonctionnement du casier
• Participation aux inventaires, et contribution à l’analyse des écarts et à la définition des actions correctives
• Entretien régulier de l’outil de gestion (EBP) mise à jour des paramètres, des articles, des fournisseurs,
• Contribution à la diffusion des procédures et bonnes pratiques d’approvisionnement des missions via le siège
• Etablir le reporting mensuel de son activité et le transmettre au Coordinateur

Activités éventuelles de l'emploi

• En back-up du Gestionnaire Approvisionnement : préparation des expéditions (picking, packing, documentation), accueil et briefing des expatriés
• En back-up du Coordinateur Approvisionnement : approvisionnements spécifiques, briefings coordinateurs et responsables appro