Assistant(e) ADV et Facturation(f/h/n)

Chez Hublo, nous sommes convaincus que les outils digitaux (et l’accompagnement humain) peuvent contribuer à transformer et améliorer le système de santé. Notre vision est de permettre aux établissements de santé de devenir des lieux épanouissants et de libérer du temps aux soignants afin qu’ils puissent se recentrer sur leur mission première : soigner.

Pour y parvenir, nous mettons toute notre énergie au service de l’enjeu #1 des établissements de santé : recruter, manager et fidéliser leurs équipes et leurs talents. C’est dans cette logique que nous développons depuis 2016 une plateforme SaaS RH dédiée au secteur , avec l’ambition de devenir la plateforme RH de référence de la santé.

Aujourd’hui, Hublo est utilisé par 6 000 établissements de santé et plus d’ un million de professionnels .

Certifiée B-Corp et entreprise à mission , Hublo porte une exigence d'impact autant que de performance. En 2025, l'entreprise a dépassé les 30 millions d'euros de revenus annuels récurrents, est rentable et en forte croissance .

L'équipe fondatrice et dirigeante est soutenue par des investisseurs français de premier plan (Five Arrows, Revaia, Bpifrance) dont l’accompagnement a notamment permis de réaliser 4 opérations de M&A.

Forte de 200 collaborateurs aujourd’hui, l’équipe continue de grandir et chaque recrutement compte.

Envie d’améliorer concrètement le fonctionnement du système de santé ? Parlons-en !

Ton rôle

Objectif du poste

L'Assistant(e) Administration des Ventes et Facturation soutient les processus de facturation et d'administration commerciale, en garantissant une facturation précise et dans les délais, en maintenant les données clients à jour et en participant à la gestion des commandes. Ce rôle est essentiel au bon fonctionnement de l'équipe Finance et à la coordination efficace avec les équipes Ventes et Customer Success.

Responsabilités & résultats attendus

1. Facturation

• Préparer et émettre les factures conformément aux conditions contractuelles et aux accords clients.

• Vérifier l'exactitude des factures et résoudre les écarts en collaboration avec les équipes internes.

• Assurer la facturation dans les délais et effectuer les relances pour les validations nécessaires.

• Maintenir une documentation et un archivage rigoureux des factures et avoirs.

2. Administration des Ventes & Traitement des Commandes

• Soutenir le processus d'administration des ventes de bout en bout, en garantissant une bonne exécution des contrats et un traitement fluide des commandes.

• Participer à l'optimisation des workflows liés au traitement des commandes et à l'administration des revenus.

3. Suivi des Paiements & Recouvrement

• Surveiller les comptes clients et contribuer au suivi des paiements en retard.

• Relancer les clients pour les factures impayées et fournir les justificatifs nécessaires.

• Travailler en étroite collaboration avec l'équipe Finance pour assurer un reporting précis des recouvrements.

4. Support Client & Résolution des Problèmes

• Être le premier point de contact pour les demandes clients liées à la facturation et à la gestion des commandes.

• Participer à la résolution des litiges de facturation et apporter les clarifications nécessaires.

• Garantir un niveau élevé de satisfaction client en répondant rapidement aux demandes.

5. Amélioration des Processus & Conformité

• Contribuer à l'optimisation des processus en identifiant les inefficacités et en proposant des améliorations.

• Soutenir les audits en fournissant des documents précis et complets.

• Utilisation de l'IA comme levier de productivité

Indicateurs de succès

1. Précision et respect des délais dans la facturation et le traitement des commandes.

2. Proactivité du traitement des erreurs de facturation et des litiges clients.

3. Amélioration de l'efficacité du recouvrement et réduction du DSO.

4. Niveau élevé de satisfaction client dans la résolution des problèmes liés à la facturation.

Compétences

Compétences techniques

• Minimum 3 ans d’expérience dans le domaine ADV/Facturation.

• Expérience avec un CRM (HubSpot), des outils de facturation (Chargebee) et de cash collection (Leanpay). La connaissance d’Odoo est un plus.

• Bonne compréhension des processus de facturation et de l'ADV.

• Rigueur et précision dans le traitement des demandes internes et externes.

Compétences comportementales

• Excellentes capacités de communication et de résolution de problèmes.

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser efficacement.

• Esprit d'équipe avec une approche proactive de l'amélioration des processus.

L'expérience que nous offrons

• Mission à impact : notre mission d’améliorer le système de santé t’offre la possibilité d’une carrière à impact.

• Rémunération compétitive : un package salarial en fonction de ton expérience.

• Évolution professionnelle : une structure dynamique à taille humaine qui valorise l'initiative et l’engagement.

• Environnement de travail responsable : nous sommes certifiés B-Corp, reconnaissant notre engagement à croître et à nous améliorer continuellement en tant qu'entreprise responsable sur le plan environnemental et social.

• Lieux dynamiques : notre bureau dynamique de la rue de Paradis offre un cadre inspirant.

• Politique de travail hybride : organisation du travail flexible : jusqu'à 10 jours à distance par mois.

• Un onboarding solide : un programme complet qui te guide tout au long de tes premières semaines chez Hublo.

• Cohésion d'équipe : crée des liens solides avec tes collègues grâce à des événements d'équipe réguliers et à un séminaire annuel, garantissant un environnement de travail connecté et collaboratif.
  

Nous nous soucions également de ton bien-être avec des avantages tangibles :

• ⛑️ Assurance santé Benefiz prise en charge à 70% par Hublo pour les Hublees et leurs enfants

• Une Swile Card : te donnant accès à 11 €/jour en titres-restaurant, pris en charge à 50 % par l'entreprise

• Pass Mobilité Durable Worklife : enveloppe annuelle de 520€ pour participer à vos frais de déplacement domicile-travail réalisés en mobilité douce (exemple : abonnement Navigo, location/achat ou entretien/réparation de vélo, etc.)

• ️‍♂️ Accès à une variété d'activités sportives grâce à notre partenaire Gymlib

Ton processus de recrutement

• 1 échange phone screen(30 min)

• 1 entretien Manager Itw (1h)

• 1 cas pratique (1h)

• 1 entretien de cultural add (1h)

Hublo s'engage à créer un environnement inclusif pour tous les individus, quels que soient leur origine ethnique, leur sexe, leur orientation sexuelle, leur âge, leur situation de handicap ou leur origine. Au cours de notre processus de recrutement et en interne, nous favorisons l'égalité des chances et célébrons la diversité.

Nous savons que postuler à un nouvel emploi peut être à la fois excitant et intimidant, mais ne t’inquiète pas, nous le savons et en tenons compte dans notre accompagnement candidat. Notre équipe de recrutement sera présente à chaque étape du processus.