Responsable des Services Généraux

A PROPOS

The Independents House est un tout nouvel espace de 3 000 m², niché au cœur du 6ème arrondissement, et conçu pour incarner les valeurs d'excellence et d'innovation du groupe Independents.

Récemment rénové, ce bâtiment abrite les bureaux de plusieurs de nos agences (Karla Otto, K2, Lefty, CTZAR, Atelier Lum, We are Ona), ainsi qu’un showroom premium et un espace événementiel dédié à l'accueil de nos clients et à l’organisation d’événements internes.

Dans ce contexte, nous recherchons un.e Responsable des Services Généraux expérimenté.e, capable de piloter l'ensemble des fonctions support et techniques du site avec rigueur.

Vous reporterez directement à un binôme de CEO d’agence, également impliqué dans la gestion des bureaux. Le poste nécessite une grande autonomie, ainsi qu’une communication claire, adaptée et professionnelle avec des interlocuteurs de direction.

MISSIONS

Pilotage technique du bâtiment & gestion des prestataires

Supervision et coordination de l'ensemble des interventions de prestataires techniques : climatisation/ventilation, ascenseurs, électricité, plomberie, sécurité incendie, contrôle d'accès, …

Suivi des contrats de maintenance préventive et curative.

Garantie de la conformité réglementaire du bâtiment : ERP, normes sécurité, obligations légales.

Mise en place et optimisation des procédures de gestion technique centralisée.

Management des prestataires

Management des équipes techniques sur site : accueil, nettoyage, logistique.

Pilotage des appels d'offres, négociation et suivi des contrats de prestation de services généraux.

Évaluation régulière des fournisseurs et prestataires - optimisation des coûts sans compromis sur la qualité.

Gestion opérationnelle & administrative

Élaboration et suivi du budget des services généraux, en lien avec la Direction Financière.

Gestion des espaces de travail : aménagements, déménagements internes, gestion des stocks.

Communiquer les informations importantes à l’ensemble des agences via le Hub. 

Gestion des commandes pour les espaces de convivialité.

Suivi des attributions des casiers pour les nouveaux collaborateurs.

Gestion des badges & création des badges des nouveaux collaborateurs, en lien avec les référents des entités.

Sensibilisation à la gestion des déchets et le respect des règles environnementales.

Proposition d'axes d'amélioration continue.

Veille réglementaire et anticipation des obligations légales liées à l'exploitation du bâtiment.

Showroom & espaces événementiels

Organisation et coordination logistique des événements clients et internes.

Maintien irréprochable de la qualité et de l'image des espaces d'accueil et du showroom.

Coordination avec les agences pour anticiper les besoins.

PROFIL RECHERCHÉ

Expérience

Vous avez une expérience minimum de 10 ans en services généraux, facility management ou gestion d'actifs immobiliers. Une expérience avérée dans la gestion d'un site tertiaire de taille comparable (à partir de 2 000 m²) et la maîtrise des corps de métier techniques du bâtiment : CVC, ascenseurs, SSI, …

Compétences clés

Très autonome et responsable : vous prenez les sujets à bras le corps sans attendre.

Vous avez d’excellentes capacités organisationnelles et de priorisation et êtes à l’aise dans des environnement multi task.

Rigoureux.se, vous avez un sens aigu du détail : rien ne vous échappe, qu'il s'agisse d'un dysfonctionnement technique ou d'un détail d'aménagement.

Vous avez de solides compétences en management transversales et la capacité à fédérer autour d'objectifs communs.

Vous êtes à l’aise dans les négociations avec les prestataires.

Vous êtes réactif.ve et savez gérer les situations d'urgence avec sang-froid

Vous parlez français et anglais couramment.