Assistant De Direction

Présentation de Groupe Fiminco

Groupe Fiminco est une foncière immobilière familiale développant des projets uniques, tels que le quartier culturel FAST à Romainville (54 000 m² dédiés à la culture et à la médiation culturelle), ou Handilab, premier accélérateur d’innovation au service du handicap et de la perte d’autonomie.

Le Groupe développe également des projets immobiliers variés (centres commerciaux, hôtels, logements) et s’appuie sur un écosystème de filiales diversifiées : formation professionnelle, produits de consommation, audiovisuel, etc.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction capable d’optimiser et moderniser les processus administratifs et organisationnels de la direction.

Missions principales

Directement rattaché(e) au Président du Groupe Fiminco, vous jouez un rôle central dans l’organisation, la fluidité et l’efficacité opérationnelle de la direction.

Vous contribuez activement à l’optimisation des processus grâce à l’utilisation des outils numériques et d’intelligence artificielle (Microsoft Copilot, Outlook, ChatGPT et outils d’automatisation).

Responsabilités

1. Organisation, gestion administrative et optimisation des processus

• Assurer le suivi administratif des dossiers stratégiques et leur organisation structurée (physique et numérique).
• Optimiser les flux d’informations, le classement et l’archivage grâce aux outils numériques et à l’automatisation.
• Gérer les communications entrantes et sortantes (emails, appels, courriers).
• Rédiger, structurer et améliorer les documents, notes et communications internes et externes.
• Identifier des opportunités d’automatisation et mettre en place des solutions pour améliorer l’efficacité administrative.

2. Gestion avancée de l’agenda et des réunions

• Gérer de manière proactive l’agenda du Président (priorisation, coordination, anticipation).
• Organiser les réunions et en préparer les supports.
• Utiliser des outils d’intelligence artificielle pour :
• automatiser la prise de notes et la rédaction des comptes-rendus,
• structurer les synthèses,
• assurer le suivi des décisions et actions.
• Diffuser les comptes-rendus et assurer le suivi opérationnel des décisions.

3. Utilisation et intégration des outils d’intelligence artificielle

• Utiliser Microsoft Copilot (notamment dans Outlook et la suite Microsoft 365) pour optimiser la gestion des emails, des réunions et des documents.
• Utiliser ChatGPT ou outils équivalents pour améliorer la rédaction, la synthèse et la productivité.
• Mettre en place ou exploiter des outils permettant d’automatiser les tâches récurrentes.
• Être force de proposition dans l’amélioration continue des méthodes de travail grâce aux nouvelles technologies.

Profil recherché

Formation et expérience

• Bac +2 minimum (assistanat de direction, gestion, administration ou équivalent).
• Expérience de 3 à 7 ans minimum dans un poste similaire, idéalement auprès d’un dirigeant ou d’une direction générale.

Compétences techniques

• Excellente maîtrise de Microsoft Outlook, Word, Excel et de l’environnement Microsoft 365.
• Très bonne maîtrise ou forte appétence pour les outils d’intelligence artificielle, notamment :
• Microsoft Copilot
• ChatGPT ou outils équivalents
• outils de prise de notes automatisée ou d’assistance à la rédaction
• Capacité à automatiser, structurer et optimiser les tâches administratives.
• Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse.
• Bonne maîtrise de l’anglais professionnel appréciée.

Qualités personnelles

• Très grande rigueur et sens de l’organisation.
• Esprit structuré, logique et orienté efficacité.
• Curiosité technologique et intérêt marqué pour les outils innovants.
• Proactivité et capacité à améliorer les méthodes de travail existantes.
• Discrétion absolue et sens de la confidentialité.
• Autonomie et sens des priorités.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Travailler directement avec le Président d’un groupe dynamique et en développement.
• Occuper un rôle stratégique au cœur de la direction.
• Participer activement à la modernisation et à l’optimisation des méthodes de travail.
• Intégrer un environnement stimulant, innovant et en évolution constante.
• Contribuer à des projets immobiliers et culturels uniques.

Lieu : Paris 16

Type de contrat : CDI

Durée de travail : Temps plein – Présentiel

Rémunération : Selon profil