Assistant de direction DGS F/H

Poste

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonctions : Assistant(e) de Direction DGS
Emploi-type : J4C42 -Technicien(ne) en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J - Gestion et Pilotage

CDD de 6 mois.

Mission :
Placé(e) auprès du/de la Directeur/trice Générale des Services et des directeurs généraux des services adjoints, l'assistant(e) de direction a pour mission de les assister dans l'exécution de leurs activités et d'en optimiser la gestion.
Il ou elle devra travailler en interaction avec le secrétariat de la Présidence, avec les secrétariats des facultés et avec les différentes directions de l'université.

Activités principales :

• Gestion des agendas, organisation des rendez-vous et des réunions et suivi des demandes de la DGS et des DGS adjoints
• Accueil téléphonique, accueil et orientation des visiteurs
• Suivi des demandes adressées à la direction générale des services par des interlocuteurs externes ou internes à Sorbonne Université
• Préparation de dossiers en vue des réunions politiques et administratives
• Archivage de documents et des dossiers
• Gestion de la bonne circulation des parapheurs (enregistrement, mise en oeuvre des documents, relecture...)
• Commandes de fournitures et de diverses prestations (café d'accueil…) et création des diverses prestations
• Gestion financière de la direction générale des services et de la direction des affaires juridiques institutionnelles
• Organisation de réunions et prises de rendez-vous pour la direction des affaires juridiques et institutionnelles
• Participation pour la DGS à l'organisation logistique d'événements institutionnels
• Suivi et mise à jour des compteurs congés dans GABS
• Suivi des dossiers juridiques
• Intégration des nouveaux agents au sein de la DGS

Conditions particulières d'exercice :

• Le secrétariat de la DGS est composé de deux assistant(e)s de direction et en l'absence d'un ou d'une des deux assistant(e)s, l'autre le ou la remplace sur ses missions et activités
• Les fonctions d'assistant(e) de la DGS requièrent une discrétion professionnelle exemplaire en raison du caractère parfois sensibles des dossiers et un excellent relationnel avec l'ensemble des interlocuteurs de la directions générale des services

Profil

Connaissances transversales requises :

• Connaissance générale des procédures administratives
• Connaissance des techniques de secrétariat

Savoir-faire :

• Savoir organiser et planifier ses activités
• Savoir s'exprimer oralement et rédiger à l'écrit avec aisance

Savoir-être :

• Excellent relationnel
• Organisation
• Rigueur
• Réactivité
• Disponibilité
• Discrétion
• Autonomie