Gestionnaire de scolarité H/F

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web :

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission et positionnement de l'agent·e :

Au sein de la Faculté des Sciences d'Orsay, la Division des Formations et de la Pédagogie est chargée de l'organisation de tous les enseignements de formation initiale et continue, hors formation doctorale : Licences, Masters, DU qui conduisent à une sortie professionnelle qualifiante ou à l'entrée dans une formation doctorale. Elle travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des acteurs dédiés aux formations de l'Université Paris-Saclay (Licences de l'université ou de l’École Universitaire de Premier Cycle et Masters des Graduate School).

Au sein de la Division, la Scolarité Licences-Masters assure l'ensemble des missions et des actes relevant du domaine d'une scolarité générale (inscription, diplomation...). Elle assure également des missions d'accueil des étudiants·es.

Activités principales de l'agent·e :

1. Accueil et informations

• Assurer l'accueil et l'information des usagers de l'établissement
• Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail
• Assurer le lien avec les secrétariats pédagogiques et les enseignants·es

2. Gestion administrative du cursus de l'étudiant·e

Inscriptions :

• Vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription ainsi que les données saisies par l'étudiant inscrit via le Web Réclamer les documents administratifs relatifs à l'inscription
• Réaliser les inscriptions administratives sur le logiciel de gestion dédié
• Éditer et organiser la délivrance du certificat de scolarité et de la carte étudiant
• Établir un premier niveau de diagnostic des problèmes rencontrés par l'étudiant·e pour se connecter aux applications de l'université
• Renseigner les étudiants·es concernant leur inscription (couverture de Sécurité Sociale, attestation d'assurance responsabilité civile, bourse, transfert, montant des droits à acquitter, paiement fractionné, inscription en passage conditionnel, etc...)
• Traiter les demandes de remboursement en lien avec les services compétents

Gérer les demandes de transfert inter-université :

• Collecter les informations et en assurer la saisie pour le suivi
• Gérer les relations avec les autres Universités et le Service commun de documentation en particulier
• Respecter le circuit de signatures

Traiter les conventions de stage selon les procédures définies :

• Veiller au respect de la réglementation en vigueur
• Assurer le suivi des conventions
• Assurer l'information des étudiants·es ainsi que le lien avec les secrétariats pédagogiques
• Respecter le circuit de signatures

Contrôler les PV de résultats aux examens et éditer les listes de contrôles pour les diplômes

Diplômes/certifications/attestations de réussite :

• Assurer l'interface avec les différents acteurs (secrétariat, service central...)
• Assurer l'ensemble des actes nécessaires à leur délivrance et à leur archivage

3. Participation à l'ensemble des activités de la structure

• Participer à la campagne d'inscriptions administratives
• Renseigner des tableaux de bord
• Participer aux réunions réseau
• Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service
• Assurer des remplacements en cas d'absences de gestionnaires

4. Participation aux opérations collectives de la structure, notamment 

• Participer aux différentes cérémonies de remise de diplômes de Masters

Type du contrat : CDD 1 an

Connaissance, savoir :

• Connaître l'organisation générale des formations de l'Enseignement Supérieur et de l'Université
• Connaître la réglementation en matière de scolarité
• Connaître les techniques générales de gestion administrative et de communication
• Savoir s'adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles

Savoir-faire :

• Appliquer la réglementation, respecter les dispositifs et procédures de l'établissement
• Rechercher l'information, la vérifier et la classer
• Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
• Travailler en équipe
• Organiser son travail, hiérarchiser et gérer les priorités
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Maîtriser les logiciels courants (bureautique, internet...) et spécifiques au domaine
• Respecter les délais

Savoir-être :

• Faire preuve d'organisation, d'autonomie et d'adaptation
• Savoir être rigoureux·se, discret·e, ponctuel·le
• Avoir le sens du relationnel et de l'accueil
• Capacité à assurer la continuité du service
• Devoir de réserve impératif