Assistant·e de gestion
Nous recherchons notre nouveau/nouvelle Assistant·e de gestion dans l'équipe Fonctions support :)
Ce poste comprend :
A . Des missions d'office management
- Accueil physique et téléphonique (standard)
- Gestion de la boite mail contact-info / concours
- Gestion des courriers et envoi des documents administratifs
- Gestion des commandes de fournitures et consommables éco-responsables
- Assurer la relation aux prestataires, fournisseurs, coursiers
- Gestion des locaux et de leur bonne tenue, gestion des quittances de loyer, suivi ménage, interface locataires, copropriétaires, gestion des clés
- Gestion des assurances et sinistres – en lien avec la Direction
- Assurer la réservation des déplacements (billets trains / hôtel…)
- Assurer le rangement et les stocks matériels de l’équipe
- Être la personne référente du système d’information et de gestion (informatique, téléphonie)
- Participation à l’organisation des évènements internes (séminaire/réunion d'équipe/moments conviviaux/formations) et externes
B. Des missions pour participer au développement commercial de l'entreprise
- Assurer une veille des candidatures publiques
- Prise en charge administrative des appels d’offres et concours en marchés publics et privés : organisation des documents et constitution des dossiers administratifs (pièces marchés, références, CV équipe, etc.) et soutien logistique
- Soutien à l'élaboration des candidatures et devis (fond et forme)
- Mise à jour et mise en forme des fiches références et CV de l’équipe
- Participation à la mise à jour des procédures nécessaire au fonctionnement du service
- Assurer la relecture des rapports et rendus de l’équipe (selon les besoins)
- Mise à jour de la base de données clients (CRM, excel)
- Envoie des cartes de vœux
Des déplacements sur l'agence de Paris Montparnasse sont à prévoir une fois par semaine.
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