Assistant de Direction auprès de la Direction de l’UFR H/F

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web :

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

La Direction générale des services de l’UFR, en charge de la direction administrative et financière de la Faculté Jean-Monnet, assure l’application par les services des directives générales en coordonnant l’ensemble des moyens dévolus à l’UFR.

Plus généralement, la Direction de l’UFR impulse sa stratégie de formation et de recherche en cohérence étroite avec celle définie par la Direction de l’Université.

Missions principales de l’agent·e :

• Gestion et traitement des informations écrites et orales ;
• Gestion du courrier et des appels téléphoniques ;
• Tenue de l’agenda ;
• Organisation du Conseil de faculté, du CHSCT local et de réunions en général ;
• Prise de note et établissement des comptes rendus des principales réunions impliquant la direction ;
• Préparation et suivi des dossiers ;
• Transmission des courriers et dossiers aux différentes instances de l’Université Paris Saclay ;
• Suivi d’indicateurs simples et élaboration de tableaux de bord simplifiés ;
• Constitution et gestion de fonds documentaires administratifs ;
• Mise en forme de courriers, notes et supports écrits ;
• Classement ;
• Gestion de la réservation des salles de réunions et de colloques et des conventions de prêt de salle ;
• Gestion des congés des personnels·les pour lesquels la DDGS est le supérieur hiérarchique direct ;
• Veille et suivi de la mise en signature de la DDGS ou du Doyen des documents administratifs ;
• Gestion des relations avec les associations étudiantes (vérification des pièces administratives constitutives des associations, impression des documents des associations, gestion du FSDIE…).

Type du contrat : CDD 1 an

Lieu d'exercice : poste situé à Sceaux

Connaissance, savoir :

• Maîtriser l’expression orale, l’orthographe, la syntaxe et les techniques d’accueil ;
• Maîtriser les outils bureautiques (WORD, EXCEL) et internet ;
• Savoir hiérarchiser l’importance des courriers et appels téléphoniques ;
• Savoir rédiger des courriers et documents administratifs
• Connaître l’organisation de l’Université.

Savoir-faire :

• Savoir prendre les initiatives adaptées aux diverses urgences et situations relationnelles délicates ;
• Savoir gérer la confidentialité des informations et données.

Savoir-être :

• Savoir travailler en équipe ;
• Posséder de solides qualités relationnelles ;
• Discrétion, autonomie, fiabilité.