Gestionnaire administratif et financier F/H

Poste

Fonctions : Gestionnaire administratif et financier
Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

CDD de 1 an, renouvelable.

A pourvoir à compter du 1er septembre 2025 .

Missions :

Le/la gestionnaire administratif/ve et financier/re est chargé(e) d’accueillir, d’exécuter les actes administratifs, financiers, et de gestion courante liés au bon déroulement de l’activité du service. Il (elle) recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la direction. Il (elle) informe et oriente, dans leurs démarches, les interlocuteurs internes et externes.

Activités principales :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service formation continue et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
• Réaliser les opérations de gestion courante ; traiter et suivre les dossiers de recrutements et les arrêtés de paiements des enseignants et des conférenciers, assurer le suivi de ces dossiers avec la Direction des Ressources Humaines, élaborer un tableau de suivi de ces dossiers, etc…
• Saisie des bons de commandes et des services faits sur le logiciel Sifac+
• Demander, recueillir et analyser les devis des fournisseurs ou prestataires dans le respect des marchés publics
• Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion du service
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du service
• Appliquer la règlementation imposée
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Participer aux opérations de logistique du service (réservation de salles, suivi des plannings…), assister les personnels et les équipes
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et des livraisons
• Classer et archiver les documents

Encadrement : NON

Conditions particulières d'exercice : Contraintes horaires : en raison de l’accueil du public du lundi au jeudi, présence de 9h à 17h en présentiel et télétravail possible uniquement le vendredi.

Profil

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Notions de base des outils de base de données
• Connaissances des dispositifs de la formation continue
• Connaissance souhaitée du circuit de la dépense et de celui de la recette

Savoir-faire :

• Utiliser le pack office
• Utiliser des logiciels FORMATIC (formation en interne) et SIFAC+
• Planifier son travail
• Proposer des axes d’améliorations
• Travailler en équipe

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Excellent relationnel
• Réactivité
• Disponibilité
• Autonomie
• Organisation
• Rigueur