Sales Administration Specialist (ADV)

En quelques mots, Sahar c'est :

• Une société technologique française créée en 2019 et basée à Paris. Nous sommes spécialisés dans la collecte, le traitement et la visualisation de données massives mais aussi la stratégie data et la conception d’applications web

• Une équipe jeune, mixte et en croissance

• Une implantation dans le secteur public auprès des ministères régaliens

• Une entreprise engagée pour l’innovation duale et la défense de la souveraineté technologique française

• Une entreprise incubée à ses débuts auprès de la Cyber Défense Factory du Commandement de Cyberdéfense (COMCYBER)

• Et surtout, une société qui a à coeur de mener des projets stimulants et innovants dans le domaine de la défense Finalité de la fonction En tant que Sales Administration Specialist vous optimisez le cycle administratif des ventes, sécurisez la facturation et les appels d’offres, et contribuez à l’organisation des salons, tout en structurant et automatisant les processus pour gagner en efficacité.

Votre rôle est essentiel pour libérer du temps aux équipes, sécuriser le cycle de revenu et renforcer l’excellence opérationnelle de Sahar dans un environnement dynamique et en croissance.

Principales Missions

Vos principales missions sont :

• Gestion complète des bons de livraison et procès-verbaux de recette Inclut la rédaction, l’envoi, le suivi, les relances jusqu’à signature, et la transmission aux centrales d’achat.

• Pilotage du processus de facturation De la réception et vérification des bons de commande à l’envoi des factures, en passant par l’enregistrement structuré et le suivi jusqu’au paiement.

• Suivi rigoureux des paiements et gestion des impayés Tracking des règlements dans le CRM, relances, coordination avec le DAF, et alertes proactives sur les risques.

• Relation avec les centrales d’achat Gestion des demandes (prolongations d’offres, ajustements contractuels) et mise à jour des référencements fournisseurs.

• Structuration et fiabilisation des données dans le CRM Garantir une source unique de vérité pour les analyses financières et opérationnelles.

• Veille et support aux appels d’offres Identification des opportunités, préparation des dossiers administratifs, et coordination avec les équipes commerciales et techniques.

• Organisation logistique des événements et salons Gestion des inscriptions, stands, matériel, fournisseurs, budget, planning, et livrables avant/pendant/après l’événement.

Missions complémentaires

• Amélioration continue des processus ADV Création de nouveaux workflows, automatisation des tâches répétitives, et optimisation des processus existants.

• Support à la préparation des dossiers administratifs Collecte et mise à jour des documents (Kbis, attestations, certificats, formulaires) pour les appels d’offres et autres besoins opérationnels.

Compétences requises

• Vous pilotez l’administration des ventes, idéalement dans un environnement SaaS, en mobilisant une expertise solide.

• Vous maîtrisez l’analyse des données chiffrées

• Vous maîtrisez un CRM ou développez rapidement des compétences sur cet outil.

• Vous organisez plusieurs flux simultanés et optimisez les processus pour gagner en efficacité.

• Vous communiquez avec aisance en français et en anglais, collaborez en équipe et proposez des solutions adaptées.

Profil recherché

Vous disposez de 2 à 5 ans d’expérience en administration des ventes, sales operations ou coordination commerciale, et vous recherchez un environnement dynamique, idéalement au sein d’une scale-up où l’autonomie est valorisée.

À l’aise dans des organisations exigeantes, vous interagissez avec des interlocuteurs institutionnels et excellez dans la structuration de processus pour une efficacité opérationnelle optimale.

Résistant(e) à la pression, vous gérez des cycles administratifs complexes et collaborez avec des équipes commerciales ambitieuses. Une connaissance des marchés publics ou des centrales d’achat serait un atout.

Intéressé(e) par les enjeux liés à l’OSINT, la défense, la sécurité ou la data, vous vous épanouissez dans des contextes stimulants et en constante évolution.

Processus de recrutement

Notre processus de recrutement se déroule en 4 étapes pour vous permettre de rencontrer l’équipe et de découvrir votre futur environnement de travail :

• Entretien RH en visio : Une première rencontre à distance pour échanger sur votre parcours et vos motivations.

• Entretien en visio avec le manager : Une rencontre pour mieux comprendre vos compétences et comment vous pouvez contribuer au succès de notre équipe.

• Entretien de mise en situation : Un échange plus technique avec le manager et notre CFO pour vous mettre en situation

• Entretien rencontre des dirigeants : Dernière étape pour échanger avec un de nos dirigeants (votre N+2), découvrir notre vision et voir comment vous pourriez vous intégrer à notre culture.

Nous garantissons un processus rapide, avec une durée maximale de 3 semaines, et des feedbacks constructifs à chaque étape.

Égalité des chances

Sahar est une entreprise garantissant l’égalité des chances.

Nous nous engageons à promouvoir un environnement de travail inclusif et respectueux pour tous, où chaque collaborateur peut s’épanouir pleinement.

Pourquoi nous rejoindre

Rejoindre Sahar, c’est intégrer une jeune entreprise dynamique, engagée dans la souveraineté technologique française. Le 5 juillet 2023, Sahar crée sa Fondation d’Entreprise qui incarne l’engagement de notre organisation en faveur d’une intelligence artificielle éthique, écologique et responsable.

Nous soutenons l’engagement des réservistes en devenant signataire d’une convention de réserve, contribuant ainsi à des causes importantes pour notre pays.

Nous avons également un engagement solidaire fort, notamment par le biais d'un mentoring proposé à nos salariés par une structure externe, pour favoriser leur développement personnel et professionnel.

Nous attachons une grande importance à la cohésion et à l’engagement de notre équipe. Ainsi, nous proposons un programme d’events internes mené par une équipe dédiée, pour offrir un environnement de travail agréable et motivant.