HR Administration (F/H)

Prêt à transformer la vision en action ?

Magellan est un Groupe international de Conseil en management et de Technologies. Notre force réside dans notre capacité à activer à la fois expertise métier et maîtrise technologique pour accompagner les entreprises et les organisations publiques dans toutes leurs transformations.

VISION IN ACTION

Dans un environnement où les mutations s'accélèrent, les organisations doivent en permanence réinventer leurs modèles pour rester compétitives. Pour y répondre, nous accompagnons nos clients de la définition de leur stratégie à sa mise en œuvre opérationnelle, en combinant expertise métier, maîtrise technologique et capacité d'exécution.

Rejoindre Magellan, c'est intégrer un collectif de 6 700 talents engagés, unis par une même exigence : comprendre les enjeux dans toute leur complexité pour construire des solutions concrètes et activables au plus près des réalités du terrain.

Magellan est classé 3e Best Workplace France (Palmarès Great Place To Work 2024) et n°1 des entreprises où faire accélérer sa carrière (Classement Linkedin Top Companies 2025).

Vos Missions :

1. Embauches

• Collecter et contrôler les pièces justificatives obligatoires.
• Rédiger et assurer le suivi des promesses d'embauche et contrats de travail (y compris la signature).
• Collaborateur étranger : effectuer les demandes d'autorisation de travail, l'authentification des titres de séjour et assurer l’accompagnement (en cas de changement de statut du titre de séjour pour les embauches jeunes diplômés).
• Créer/contrôler le profil du collaborateur dans le SIRH.
• Organiser l'intégration administrative des nouveaux collaborateurs (gestionnaire de paie, manager, HRBP, Assistantes opérationnelles).
• Assurer le suivi des périodes d'essai et des échéances associées.
• Garantir la conformité et l'archivage des documents d'embauche, en collaboration avec HR SERVICES.

2. Alternances

• Collecter et contrôler les pièces justificatives obligatoires auprès de l'alternant, le maitre d'apprentissage et l'école.
• Assurer l'organisation et la communication avec les écoles.
• Déterminer les éléments du contrat et valider avec la HRBP (dates de contrat, période d'essai, intitulé de poste, rémunération).
• Rédiger et assurer le suivi de signature des contrats de travail et annexes au contrat.
• Contrôler et signer les conventions de formation.
• Créer/contrôler le profil du collaborateur dans le SIRH.
• Organiser l'intégration administrative des nouveaux collaborateurs
• Enregistrer le dossier d'alternance sur la plateforme de l'OPCO et assurer le suivi pour l'accord de prise en charge.
• Assurer le suivi des périodes d'essai et des échéances associées.
• Gestion des fins de période d’essai.
• Garantir la conformité et l'archivage des documents d'embauche, en collaboration avec HR SERVICES.
• Assurer le suivi et la gestion administrative des dossiers d'alternance (avenant changement de tuteur, contrôle des suivis d'assiduité à la formation, suspension de contrat en cas de stage à l'étranger, rupture anticipée de contrat, etc).

3. Vie du collaborateur

• Etablir les avenants, conventions de transfert et/ou nouveau contrat de travail lors des mobilités avant changement d’établissement.
• Contrôler les avenants rédigés par HR SERVICES avant signature, liés aux (mobilité géographique, intitulé de poste/SYNTEC, revalorisation salariale) .
• Assurer le suivi des renouvellements ou la mise des places des temps partiel (rédiger les avenants, assurer le suivi de signature, mise à jour des outils et transmission en paie).
• Contrôler et signer les attestations d'emploi rédigées par HR SERVICES.
• Organiser et suivre les visites de médecine du travail (reprise et suivi suite maternité, longue maladie et MTT).
• Créer les dossiers d'invalidités auprès de la prévoyance (récolter toutes les pièces nécessaires collaborateur/paie et transmettre à la prévoyance).
• Assurer le suivi des titres séjour (expiration, mise à jour des suivis et des outils, transmission en paie, procédure de suspension le cas échéant).
• Garantir le classement et l'archivage des documents RH, en collaboration avec HR SERVICES.
• Répondre aux demandes administratives des collaborateurs et des managers.
• Collecter, contrôler et transmettre en paie les demandes de prise en charge transport (actuellement géré par HR SERVICES).
• Rédiger et assurer le suivi de signature des conventions d'astreintes.

4. Absences

• Déclarer les accidents du travail auprès de l'URSSAF et assurer le suivi.
• Traiter et transmettre en paie les arrêts maladies (actuellement géré par HR SERVICES).
• Superviser le traitement des congés maternité, paternité, adoption, MTT et autres, gérées par HR SERVICES.

Qualifications

Vous êtes diplômé d’un Bac+3 et, et vous disposez d’une expérience similaire d’au moins 5 ans au sein d’un environnement dynamique et en transformation.

Compétences Techniques :

• Maîtrise des processus administratifs RH et de la paie.

• Connaissance du droit du travail français et des obligations sociales.

• Capacités d’organisation, rigueur et confidentialité.

• Autonomie et capacité à prioriser les tâches.

• Esprit d’analyse pour détecter les erreurs avant paie.

• Maîtrise de logiciel SIRH (ex. Workday, SAP SuccessFactors, ADP GXP Link …)

• Maitrise d’Excel et capacité à exploiter des exports/rapports.

Qualités personnelles :

• Bonne communication : Vous avez à cœur d’entretenir l’intelligence collective de l’équipe en étant team player et en transmettant votre énergie positive.

• Rigueur et sens du détail.

• Esprit d’analyse et de synthèse.

• Discrétion et respect de la confidentialité.

• Sens du service et pédagogie dans la relation avec les salariés.

• Rigueur, ponctualité et sens des deadlines (liés à la paie).

• Esprit d’équipe.