Assistant de Direction Secrétariat Général F/H

Au sein de la Vie Fédérale et du Secrétariat Général, vous êtes garant(e) de la continuité, la fiabilité et la fluidité du fonctionnement administratif. Vie fédérale

• Préparer et organiser les réunions statutaires et grands rendez-vous fédéraux : Assemblées générales, Congrès, Journée des Présidents, conférences de territoires, réunions décentralisées…
• Assurer l'organisation logistique des événements : invitations, inscriptions, déplacements, hébergements, repas, accueil et prestataires.
• Organiser les groupes de travail, commissions, COPIL et instances fédérales : ordres du jour, convocations, dossiers et logistique.
• Tenir à jour les bases de contacts des présidents, administrateurs, délégués et associations.
• Rédiger et diffuser les comptes rendus et relevés de décisions.
• Assurer le suivi des notes de frais, du courrier, du classement et de l'archivage des dossiers.

Secrétariat général

• Planifier et coordonner les échéances du Bureau, du Conseil d'administration et des Assemblées générales.
• Préparer les ordres du jour et dossiers de séance, collecter les contributions et assurer les circuits de validation et de diffusion.
• Assurer le secrétariat des séances : prise de notes, comptes rendus, relevés de décisions et mise en forme des délibérations.
• Assurer la traçabilité, la numérotation, la diffusion et l'archivage des actes statutaires.
• Mettre en forme des documents complexes et sensibles : rapports, motions, documents financiers et dossiers statutaires.
• Organiser les agendas, rendez-vous et déplacements du Secrétariat général, en anticipant les échéances et en assurant les relances nécessaires.
• Contribuer au suivi administratif de dossiers transversaux, notamment des subventions, conventions et pièces justificatives.
• Assurer une interface fiable, diplomate et confidentielle avec la Présidence, les administrateurs, les directions et les interlocuteurs externes.

Missions transversales

• Hiérarchiser les demandes, gérer les priorités et alerter sur les risques de délai.
• Développer et maintenir des outils de suivi : rétroplannings, tableaux de bord, échéanciers et modèles documentaires.
• Accompagner la dématérialisation des circuits documentaires et l'utilisation des outils collaboratifs.
• Veiller à la confidentialité, à la protection des données et à la qualité formelle des documents.

La liste des missions est non exhaustive et la personne recrutée pourra intervenir sur l'ensemble des activités relevant de la Vie Fédérale et du Secrétariat Général. Vous disposez d'un diplôme de niveau BAC+2 minimum en assistanat de direction, gestion ou administration, complété d'une expérience confirmée (minimum 3 ans) en assistanat de direction ou en secrétariat d'instances, idéalement acquise dans le secteur associatif, fédéral, institutionnel ou médico-social. Les compétences clés pour ce poste :

• Une excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams), avec la capacité à produire des documents complexes, structurés et irréprochables
• Une très bonne capacité rédactionnelle et de synthèse, notamment pour la prise de notes, la rédaction et la mise en forme d'ordres du jour, comptes rendus, relevés de décisions et délibérations
• Une bonne connaissance du fonctionnement des instances associatives et statutaires (Bureau, Conseil d'administration, Assemblée générale…), ainsi que des règles de forme et de traçabilité qui leur sont associées
• Une forte capacité d'organisation et de priorisation, indispensable pour gérer simultanément plusieurs échéances, réunions, dossiers et contraintes logistiques
• Une maîtrise des outils collaboratifs et de la gestion documentaire, notamment en matière de classement, archivage, confidentialité, protection des données, signature électronique et gestion électronique des documents
• Une capacité à anticiper, coordonner et assurer les relances avec diplomatie, tout en sachant alerter au bon moment et proposer des solutions face aux imprévus
• De la rigueur, de la fiabilité et une grande discrétion, compte tenu de la nature des informations traitées et des échanges avec les administrateurs et élus
• Une aisance relationnelle et une posture adaptée à des interlocuteurs variés, notamment auprès des élus, administrateurs, dirigeants et partenaires
• Une capacité à travailler dans des environnements exigeants et à forts enjeux de calendrier, avec réactivité et sang-froid dans les situations d'urgence
• Des connaissances en matière de suivi administratif des subventions publiques et des conventions seront appréciées