ASSISTANT FRONT OFFICE MANAGER en CDI (H/F)

L’Hôtel Courtyard by Marriott Paris Gare de Lyon se situe au cœur du quartier historique de la Gare de Lyon aux ateliers et rues pleines de charme. Ce quartier en plein expansion reflète le caractère du Paris d'aujourd'hui et offre un environnement urbain et une ambiance électrisante.

Cet hôtel haut-de-gamme dispose de :

- 249 chambres spacieuses réparties sur 19 étages avec des vues panoramiques époustouflantes sur les monuments de la capitale française

- 9 salles de réunion équipées d'un accès Internet haut débit

- Un centre fitness

- Un restaurant et bar « Kitchen & Bar » proposant d'authentiques mets de saison pleins de saveurs.

Expérience :

• Minimum 2 ans d’expérience au sein de la réception d’un hôtel et 1 an en qualité de Chef de Brigade

Compétence :

• Faire preuve d’un excellent relationnel, être à l’écoute du client

• Savoir travailler en équipe

• Etre proactif, organisé, rigoureux et minutieux

• Maîtriser le Français et l’Anglais à l’écrit et à l’oral

• Maitrise du logiciel Opera, Empower GXP, MARSHA

• Capacité de gestion, analyse, prise de recul et savoir faire preuve de discrétion

• Le/laAssistant(e) Chef de Réception supervise le travail de l’équipe de réception.
• Il/Elle est responsable de la communication digitale au sein de l’hôtel et utilise tous les moyens à disposition tel que Mobile Chat, GSS, Customer Care… pour assurer la satisfaction des clients.
• Il/Elle vérifie, assure le suivi et répond si nécessaire aux emails ou autres moyens de communication tel que GXP, Customer Care, Chat etc.
• Il/Elle gère les réponses aux Customer care, répond aux questionnaires de satisfaction sur GuestVoice ainsi qu’aux commentaires clients sur les réseaux sociaux avec la personne en charge du digital Marketing.
• Il/Elle est responsable de la préparation des arrivées et s’assure que tous leurs besoins sont pris en compte.
• Il/Elle s’assure du bon déroulement de toutes les opérations lors du passage du client à la réception : check in, check out, facturation, délogement, informations, etc.
• Il/Elle réalise les suivis quotidiens des dossiers groupes : il/Elle vérifie la facturation, contrôle le nombre de chambre, les tarifs, le nombre et le type de petit-déjeuner, les gratuités, etc. En accord avec le service des Groupes et Conférences, il /elle solde les factures et les transmet à la comptabilité.
• Il / Elle gère l’inventaire sur Marsha / Opéra au moins deux fois par jour et ferme le système avec l’accord du département du Revenue Management, tout en informant son Responsabel.
• Il/Elle s’assure du suivi des prises en charge (PEC) et de leur classement au besoin.
• Il/ Elle s’assure qu’il n’y a pas de « fake » booking (fausse réservation), open folio ou PM qui doit être ajusté.
• Il/ Il/Elle est en charge d’assurer la satisfaction des clients avant, pendant et après leur séjour, et de gérer une bonne communication avec ceux-ci
• Il/Elle prend l’initiative d’offrir un service au-delà des attentes des clients en accord avec les standards du groupe
• En tant qu’Assistant(e) Chef de Réception, Il/Elle recommande, développe et implémente de nouvelles idées afin d’organiser et structurer le département le plus efficacement possible et en prenant compte de la qualité, du cout, de la sécurité et du bien-être de chacun.
• Il/ Elle développe et maintien un environnement positif dans le département, soutien l’équipe pour atteindre les objectifs communs et répond aux questions éventuelles des associés.
• Il/Elle doit avoir une excellente présentation et veiller à ce que l’équipe ait une excellente présentation, et d’être et courtois envers les clients et les équipes des différents services de l’établissement.
• Il/Elle supervise les réceptionnistes et les chefs de brigade dans leurs taches.
• Il/Elle assiste le Chef de réception et/ou le Directeur des opérations dans le recrutement, les promotions, les formations, les évaluations, le disciplinaire et dans la motivation des équipes ainsi que le coaching de nos employées
• Il/Elle participe aux formations et représente un model et mentor auprès de l’équipe que cela soit aussi bien au niveau technique que dans ses fonctions de Responsable.
• En collaboration avec le Directeur des opérations et le/la Chef de Réception, il/elle établit les plannings hebdomadaires, remplit les feuilles de présence des salariés, demandes de congés, feuilles d’absences, etc. Il/Elle s’assure de bien les rendre à la fin du mois au département des ressources humaines.
• Il/ Elle participe à la formation des nouveaux employés.
• Il/Elle assiste le Chef de Réception dans la planification et l’animation des réunions mensuelles de service.
• Il/Elle assiste le/la Chef de Réception dans le suivi de la réalisation des objectifs du service.
• Il/Elle participe, en l’absence du Directeur des opérations ou du Chef de Réception, à la « Sales Strategy Meeting ».
• Il/Elle participe à la stratégie « Rooms » pour l’année en cours.
• Il/Elle assiste dans l’élaboration des objectifs d’upsell et enrollement et s’assure qu’ils sont à jour.
• Il/Elle met à jour les objectifs mensuels et journaliers du programme d’upselling.
• Il/Elle s’assure du respect des audits comme l’ISRA et BSA (Brand Standard Audit) en veillant notamment à ce que son équipe en ait connaissance et les ait correctement assimilés afin d’obtenir un score optimal lors de ces audits annuels.
• Il/Elle gère avec le Chef de service l’inventaire stock de la réception (carte d’enregistrement, stylos dans le market et autres)
• Il/Elle aide à la création des procédures du département.
• Ii/Elle a pour rôle de remplacer le/la Chef de Réception et le/la Directeur des opérations pendant leur absence
• Il/Elle est responsable de sa caisse.
• Le traitement d’argent est une part importante du métier de toute personne ayant la responsabilité d’un fond de caisse. Il est de votre obligation de prendre connaissances des procédures relatives à la gestion d’un fond de caisse.
• Il/Elle assure les missions de SST (Sauveteur, Secouriste du travail) et de SSIAP1 (service de sécurité incendie et d'assistance à personnes) après formation et validation des examens.
• Il/Elle complète un rapport d’incident en cas d’incident ou accident
• Il/ Elle rapporte à son chef de service tous les problèmes techniques et autres problèmes éventuels.
• Il/Elle est en contact permanent avec les départements de l’hôtel et s’assure d’une bonne communication
• Il/Elle respecte et fait respecter les procédures Marriott.
• Il/Elle respecte les procédures de sécurité et d’hygiène appliquées dans l’hôtel et rapporte tout incident, blessure, condition qui représente un risque pour le personnel ou les clients.
• Il/ Elle est responsable de son environnement de travail et s’assure que l’équipe à chaque fin de shift, ait bien rangé et nettoyé le front et back office.
• Il/Elle favorise toute économie d’énergie et préserve le matériel
• Il/Elle suit toutes les procédures et politiques de la société (SOP et LSOP), s’assure que son apparence est irréprochable

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