STAGE - Travel Assistant H/F

Au sein de l’équipe Travel et sous la responsabilité du Travel Manager, vous découvrirez l'organisation des déplacements professionnels liés à nos productions dans le monde entier et apporterez un soutien quotidien aux équipes.

Vous serez notamment amené.e à :

• Participer à la recherche et au chiffrage de solutions de transport et d’hébergement pour les

équipes, en fonction des besoins et du planning de la production : vols, trains, locations de

voiture et hôtels,

• Aider à la préparation des réservations, dans le respect de la Travel Policy et avec l’outil en

ligne de notre agence de voyages d’affaires,

• Contribuer à la mise à jour des listes de répartition des chambres et à leur transmission aux

hôtels, avec l’accompagnement de la Travel Assistant ou Coordinator,

• Aider au suivi des demandes de modification ou d’annulation, en lien avec la Travel Assistant

ou la Travel Coordinator,

• Participer à la mise à jour des budgets en fonction des réservations effectuées, sous la

supervision de la Travel Manager,

• Préparer les itinéraires et les documents de voyage, avec l’appui de l’équipe,

• Aider au suivi des demandes de paiement fournisseurs et à la collecte des factures finales

des hôtels sous la supervision de la Travel Manager,

• Contribuer à la préparation des reportings de notes de frais après les événements,

• Participer à l’ouverture des comptes sur notre outil de gestion des notes de frais.

Bureau Betak étant labellisé ISO 20121, vous veillerez à infuser la culture sociale et environnementale

du groupe.

Vos principaux interlocuteurs seront ;

Vous travaillerez avec l’équipe Travel, les équipes Production, les équipes Design, Créatives et

Techniques, la Comptabilité, ainsi qu’avec nos prestataires et fournisseurs.

Profil recherché

• Vous préparez une formation en tourisme, hôtellerie, événementiel ou gestion

• Vous avez une première expérience réussie dans le tourisme ou l’organisation de déplacements

• Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques, notamment Excel,

• Vous avez un bon niveau de français et d’anglais, à l’écrit comme à l’oral.

• Organisé.e, attentif.ve aux détails et à l’aise dans le travail en équipe