RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER (RAF)

Présentation de l'association

Sciences Po Alumni est une association loi 1901 reconnue d'utilité publique, qui fédère les diplômés et anciens élèves de Sciences Po. Elle anime une communauté de plusieurs dizaines de milliers d'anciens à travers un réseau d'une centaine d'entités (groupes, cercles, sections en France et à l'international), organise des événements tout au long de l'année et édite un magazine (Émile).

Missions principales

Financier, comptable et budgétaire

• Mettre en uvre le processus budgétaire de l'association : respect du calendrier, révisions budgétaires, suivi des écarts entre réalisé et budget
• Améliorer la structuration de la comptabilité analytique
• Appuyer les responsables de pôles dans la préparation de leur budget et le suivi de sa réalisation
• Établir le rapport financier annuel présenté à l'Assemblée générale, et en assurer la validation auprès de la Trésorière
• Suivre quotidiennement le processus de facturation (établissement et validation des devis, commandes, paiements), la trésorerie, les cotisations et les inscriptions aux événements (web, chèque, virement, espèces), exécuter les paiements et les encaissements
• Alimenter et mettre à jour les outils de pilotage (plan de trésorerie glissant, tableau de bord d'activité)
• Préparer les éléments nécessaires au cabinet comptable et superviser son travail ; en lien avec la Trésorière, préparer les éléments pour la clôture et les échanges avec le commissaire aux comptes
• Mettre en uvre la bonne organisation comptable de l’association ; maîtriser le règlement comptables ANC N 2018-06 consolidé et les spécificités comptables des OBNL

Ressources humaines et social

• Gestion administrative du personnel : contrats, avenants, paie, congés payés, arrêts maladie et absences, suivi de la prévoyance et de la mutuelle
• Suivi des obligations sociales et de la conformité réglementaire, notamment la mise à jour régulière du Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP)
• Sécurisation des points de vigilance juridico-sociaux identifiés
• Interface avec les prestataires RH externes (paie, mutuelle, prévoyance)
• Appui administratif au recrutement : contrats, intégration des nouveaux arrivants

Administratif, achats et gestion des locaux

• Gestion des contrats fournisseurs et prestataires (assurances, maintenance, entretien) : négociation et rédaction, en appui à la Direction générale
• Suivi des achats courants : mise en concurrence, commandes, suivi des livraisons
• Gestion administrative des implantations de l'association : entretien, sécurité, conformité réglementaire, relations avec les prestataires techniques
• Suivi des conventions d'occupation et des réservations de salles

Office management

• Bon fonctionnement quotidien du siège : fournitures, équipements, accueil
• Support logistique aux équipes et aux événements internes de l'association
• Interface avec les prestataires généraux (informatique, service de ménage, téléphonie, courrier)

Juridique et gestion de projet

• Veille et sécurisation juridique courante : contrats prestataires, conformité RGPD, assurances
• Appui à la Direction générale et au Bureau sur les sujets juridiques courants (baux, conventions, contrats)
• Suivi des points de conformité identifiés lors de l'audit organisationnel (documentation des hypothèses actuarielles, décomposition comptable des immeubles en lien avec l’EC et le CAC)
• Contribution ponctuelle aux projets transverses de modernisation des outils de gestion de l'association (ex. : systèmes de gestion des adhésions)