assistante administrative

Mission principale Assurer l'organisation administrative, logistique et réglementaire des examens du centre de formation, ainsi que le suivi des apprenants, des jurys et des partenaires, dans le respect des procédures qualité et des exigences de certification. Activités principales Organisation des examens

• Planifier les sessions d'examens et élaborer le calendrier annuel.
• Réserver les salles et coordonner les moyens matériels nécessaires.
• Préparer les convocations des candidats, surveillants et jurys.
• Constituer et vérifier les dossiers d'inscription aux examens.
• Assurer la conformité des documents administratifs et réglementaires.
• Préparer les listes d'émargement, procès-verbaux et supports d'évaluation.
• Veiller au respect des procédures d'examen et de confidentialité.

Gestion administrative des apprenants

• Suivre les dossiers des apprenants tout au long de leur parcours.
• Gérer les absences, retards et situations particulières.
• Assurer le suivi des convocations et résultats d'examens.
• Mettre à jour les bases de données et logiciels de gestion de formation.

Coordination et communication

• Être l'interlocuteur privilégié des apprenants concernant les examens.
• Assurer la liaison avec les formateurs, jurys, employeurs et organismes partenaires.
• Répondre aux demandes d'information par téléphone, courriel ou accueil physique.
• Participer à la diffusion des résultats et à l'archivage des documents.

Qualité et conformité

• Appliquer les procédures qualité du centre.
• Garantir la confidentialité des données des apprenants.
• Participer aux audits et aux démarches d'amélioration continue.
• Assurer l'archivage réglementaire des documents d'examen.

Compétences requises Savoirs

• Connaissance du fonctionnement d'un organisme de formation.
• Maîtrise des procédures administratives liées aux examens et certifications.
• Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook).

Savoir-faire

• Planification et gestion simultanée de plusieurs dossiers.
• Rédaction de courriers, convocations et comptes rendus.
• Gestion documentaire et suivi administratif rigoureux.
• Capacité à respecter des échéances strictes.

Savoir-être

• Sens de l'organisation et rigueur.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Excellent relationnel et sens du service.
• Réactivité et gestion des priorités.
• Esprit d'équipe et autonomie.

POSTE DU MARDI AU VENDREDI - HORAIRES 8 H 15 - 17 H 00 Profil recherché

• Bac à Bac+2 en secrétariat, gestion administrative, assistanat ou formation professionnelle.
• Expérience dans un centre de formation, un établissement de santé ou un organisme certificateur appréciée.
• Une connaissance du secteur dentaire ou médico-social constitue un atout.