Responsable administratif adjoint F/H

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Labelisée HR Excellence in Research par la Commission européenne depuis 2021, Sorbonne Université porte une stratégie ambitieuse au service de l'ensemble de sa communauté de recherche.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 30 sites en Ile-de-France et en régions.

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Activités principales :

1) Adjoint-e à la responsable du Collège doctoral :
Prendre en charge des activités déléguées par le ou la responsable administrative
Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet
Instruire des dossiers complexes en vérifiant la conformité règlementaire, parfois en interaction avec d'autres services de l'université
Élaborer des outils de pilotage et d'aide à la décision : réaliser des tableaux de bord, assurer la synthèse, l'analyse et le suivi d'indicateurs pour produire des bilans et des statistiques sur le déroulement du doctorat (indicateurs des ED et contrats doctoraux)
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
Participer aux réunions des instances du collège doctoral et représenter le collège doctoral auprès des services de l'université et des partenaires extérieurs par délégation de la responsable administrative
Coordonner les aspects logistiques de la structure
Assurer, le cas échéant, l'encadrement des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative

2) Coordonner l'activité des gestionnaires des écoles doctorales de Sorbonne université :
Assurer l'encadrement technique et administratif des gestionnaires d'ED : participation au recrutement, accompagnement de l'intégration et de la prise de fonction, formations internes pour la réalisation de leurs missions, référent.e sur l'expertise technique, appui à la responsable administrative pour la mise en oeuvre des actes de gestion liées à la carrière des agents (promotions, primes, compte-rendus d'entretiens professionnels des agents…)
Animer un groupe de travail, en collaboration avec la responsable du DIADM, composé des gestionnaires d'ED et des personnels du DIADM en vue de :
Assurer la continuité de service
Suivre l'évolution de la réglementation relative au doctorat et assurer un même niveau de connaissances de la règlementation pour l'ensemble des personnels concernés
Assurer la circulation de l'information interne

3) Assurer la gestion administrative des contrats doctoraux et des missions d'enseignement doctorales :
Encadrer un.e gestionnaire administrative des contrats doctoraux (cat B) et des missions d'enseignement doctorales
Assurer le suivi des campagnes des recrutements des doctorants et des actes de gestion RH pour les contrats doctoraux et les missions d'enseignement doctoral
Mettre en cohérence les pratiques concernant les contrats doctoraux et les missions doctorales entre les facultés

Connaissances :

• Connaissance de l'organisation, du fonctionnement de l'ESR et de la fonction publique
• Connaissance approfondie du domaine du doctorat et de la recherche
• Connaissance du statut des agents publics et des différents types de contrats doctoraux
• Notions de base en droit privé et public

Savoir-faire :

• Encadrer des personnels
• Conduire des entretiens
• Animer un réseau
• Conduire un projet
• Structurer et rédiger un document d'information technique ou réglementaire
• Réaliser des outils de pilotage et d'aide à la décision
• Savoir réaliser des traitements statistiques simples
• Maîtriser les outils bureautique et applications liées au périmètre d'activités : Sipad, Siredo, Apogée, ADUM…
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Capacité d'écoute et de transmission
• Capacité à travailler en équipe
• Aptitude à interagir avec différents interlocuteurs et publics
• Aptitude à la négociation
• Savoir organiser son activité et celles des personnels placés sous sa hiérarchie
• Capacité à réagir rapidement aux sollicitations de la structure
• Respect de la confidentialité
• Rigueur dans la hiérarchisation des priorités