Assistant(e) Office Manager H/F Anglais Bilingue

GR Intérim et Recrutement, cabinet de recrutement spécialisé dans le recrutement international, recherche pour son client, un cabinet d’avocats international spécialisé en arbitrage international, un(e) Assistant(e) Office Manager H/F Anglais Bilingue.

Le cabinet compte environ une quarantaine de personnes aujourd’hui, associés et fonction support confondu.

Ce poste est un CDI à pourvoir dès que possible à Paris 8ème. Les horaires sont 9h00 – 17h30 du lundi au jeudi, et 9h00 – 17h00 les vendredis.

DEFINITION DES TACHES

En étroite collaboration avec l’office manager, l’assistant(e) devra apporter un soutien organisationnel et administratif au bureau parisien :

Accueil / Fonctionnement du bureau

• Réception : accueillir les visiteurs
• Gestion des salles de réunion
• Maintenir les salles de réunion
• Gérer les calendriers des salles, y compris les réservations

Logistique

• Réserver les coursiers
• Envoyer / recevoir / dispatcher colis et courrier
• Archivage interne et externe

Assistance avec les fournisseurs locaux

• S’assurer que les espaces café / salles d’impression soient approvisionnés
• Passer les commandes de fournitures, petit matériel et livres
• Gérer la boîte mail administrative du bureau de Paris

Fonctionnement du bureau

• Aider lors des déménagements internes
• Préparer le poste de travail des nouveaux arrivants
• Signaler au/à la Responsable de bureau les petits travaux à effectuer
• Coordonner les petits travaux avec les prestataires, sous supervision du/de la Responsable de bureau

Soutien au/à la Responsable de bureau dans divers projets et tâches

• Événements internes : soutien logistique pour les grands événements
• Projets RH et protocoles quotidiens
• Projets liés au bureau : assistance lors de travaux plus importants, si nécessaire
• Projets de bonnes pratiques : aide à la documentation (protocoles, bases de données) sous supervision du/de la Responsable de bureau
• Projets opérationnels : soutien à des projets comme l’archivage

COMPETENCES REQUISES :

De formation type BAC+2 min., vous justifiez d'une première expérience, idéalement en cabinet d’avocats ou dans un environnement similaire exigeant. Vous avez un niveau d’anglais bilingue ou courant car vous aurez à l’utiliser quotidiennement.

PROFIL RECHERCHE :

Nous recherchons une personne proactive, dynamique, organisée et réactive. Vous faites preuve d’une grande rigueur et d’autonomie dans votre travail. Vous savez prioriser vos missions et vous adapter à tout type de situations. Habitué(e) à travailler dans l’urgence, vous savez prendre du recul et gérer votre stress. Vous savez garder la confidentialité.

AVANTAGES

• Rémunération entre 38 et 45k en fonction du profil et de l’expérience
• Bureau neuf et parfaitement équipé au cœur de Paris
• Tickets restaurants
• 11 jours de RTT
• Classpass

REF : CRW/ASSOM/0126

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