Alternance - Gestion de Projet Inscriptions

K.I.T Group France

Organisateur professionnel de congrès depuis plus de 40 ans, K.I.T. Group est une entreprise dynamique et multiculturelle qui accompagne les associations et sociétés savantes dans l’organisation de leurs événements, en présentiel comme en digital.

Pour accompagner son activité et faire découvrir ses métiers, K.I.T. Group France accueille régulièrement des stagiaires souhaitant se former au domaine de l’événementiel et de l’organisation de congrès.

Pour sa filiale française, K.I.T. Group recherche un ou une alternante.

Vos missions

Les missions :

L’alternant(e) sera rattaché(e) au sein du département Inscriptions et Hôtellerie. Ce dernier gère l’ensemble des interactions nécessaires à la prise de contact, à l’inscription, à la communication, à l’accréditation des participants à nos congrès. A l’heure où les données sont essentielles dans l’analyse, notre logiciel nous permet à la fois de veiller au respect de l’utilisation des données et à analyser les rapports statistiques dans une démarche d’amélioration continue des services au client.

Chaque participant doit être inscrit à nos événements qui comptent de 150 à 15 000 participants. Votre rôle consiste principalement à communiquer et aider les participants à travers les différents types de procédures d'inscription.

Poste et missions :

Rattaché(e) au(x) responsables inscriptions, vous aurez pour missions principales :

• Gestion des inscriptions individuelles et de groupe via notre logiciel REACT ;

• Vérification quotidienne des nouvelles inscriptions, gérer les nouvelles entrées ;

• Communication avec les participants (répondre aux e-mails et aux appels) ;

• Gestion des boîtes mails des différents projets (plusieurs boites et projets simultanément)

• Participation sur site aux évènements : accueil des participants, remise des badges, gestion des paiements, information générale.

En lien avec les autres chefs de projets, vos missions transverses seront les suivantes :

En appui à l’hôtellerie, vous participerez à :

• L’aide à la préparation des documents opérationnels hôtellerie (briefs hôtels, listes rooming, tableaux de suivi)

• Mise en place de site internet pour la gestion hôtelière

• La gestion des demandes d’hébergement des participants, intervenants et partenaires (relances, confirmations)

Vos compétences

Votre Profil :

• Français et Anglais écrits et parlés couramment
• Excellentes compétences rédactionnelles dans ces deux langues
• Grande rigueur de travail et attention au détail
• Enthousiaste, dynamique, au sein d´un environnement de travail en constante évolution
• Votre expérience ou votre intérêt pour la technologie et les outils digitaux est un plus
• Vous souhaitez vous engager dans une entreprise qui place la démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) au coeur de son action

Informations complémentaires :

• Remboursement pass Navigo à hauteur de 50%
• Lieu de travail : Paris 9ème – 1 jour de télétravail par semaine
• Date de début souhaitée : Août

Durée du