Pilotage projet et expertise outils Planisware, xwiki et Squashtm - Freelance

Contexte de la mission

Dans le cadre d’un programme de transformation des outils de gestion de projet, de documentation collaborative et de gestion des tests, la mission consiste à piloter un projet pilote de migration vers une nouvelle suite logicielle, puis à accompagner son déploiement auprès des équipes utilisatrices.

Le projet comporte deux enjeux majeurs :

• Un enjeu méthodologique et organisationnel : accompagner l’évolution des processus, des pratiques et des usages liés au changement d’outils.

• Un enjeu technique : garantir la migration, l’intégrité et la sécurisation des données historiques entre les solutions existantes et les solutions cibles.

La mission couvre le cadrage, le pilotage du projet pilote, la coordination de la migration des données, la conduite du changement et l’accompagnement des équipes lors du déploiement.

A. Cadrage et pilotage du projet

• Définir le périmètre, les objectifs, les livrables et les modalités de mise en œuvre du projet.

• Construire et suivre le planning macro et détaillé, les jalons et les dépendances.

• Mettre en place et animer la gouvernance projet : comités de pilotage, comités projet et instances de suivi.

• Coordonner les différentes parties prenantes : équipes techniques, administrateurs des outils, experts fonctionnels et représentants des utilisateurs.

• Suivre les charges, les ressources mobilisées, le budget et les indicateurs d’avancement.

• Identifier, évaluer et piloter les risques liés à la migration, à la sécurité des données et à l’adoption des nouveaux outils.

• Assurer un reporting régulier auprès du management et garantir l’alignement avec le programme de transformation global.

B. Analyse fonctionnelle et définition des processus cibles

• Cartographier les usages, les processus et les données existants afin d’identifier les écarts avec les solutions cibles.

• Analyser les besoins des utilisateurs et définir les modalités de transposition des usages actuels vers le nouvel environnement.

• Organiser et animer des ateliers de co-conception avec les équipes métiers et techniques.

• Définir les workflows, les modèles de données, les règles de gestion et les modalités d’organisation adaptés aux outils cibles.

• Accompagner l’évolution des pratiques et proposer des améliorations des processus existants.

• Veiller à la cohérence des processus cibles tout en tenant compte des spécificités opérationnelles des équipes.

C. Pilotage de la migration des données

• Définir la stratégie de migration et le périmètre des données à reprendre, à archiver ou à supprimer.

• Piloter les opérations de préparation, de nettoyage et de qualification des données avant migration.

• Coordonner les travaux d’extraction, de transformation et d’import des données entre les environnements sources et cibles.

• Superviser les développements, scripts, API et connecteurs nécessaires à la migration.

• Garantir la cohérence et la traçabilité des données migrées, notamment les liens entre exigences, tickets, cas de test et campagnes de tests.

• Définir les scénarios de recette et organiser les tests de migration.

• Suivre le traitement des anomalies et valider la conformité des données reprises, des droits d’accès et des fonctionnalités associées.

D. Conduite du changement et déploiement

• Élaborer et mettre en œuvre le plan de conduite du changement en coordination avec les parties prenantes du programme global.

• Définir les modalités de communication et les scénarios de bascule vers les nouveaux outils.

• Construire les parcours de formation et les supports d’accompagnement : guides utilisateurs, tutoriels et documentation pratique.

• Organiser et coordonner le déploiement auprès des équipes volontaires ou concernées.

• Accompagner les utilisateurs dans la prise en main des solutions et l’appropriation des nouveaux processus.

• Piloter la phase de stabilisation post-déploiement, coordonner le traitement des incidents et suivre les retours utilisateurs.

• Identifier les axes d’amélioration et favoriser l’ancrage durable des nouveaux usages.

E. Définition et mise en place du dispositif de service

• Définir les modalités d’accompagnement des équipes pendant et après la migration.

• Formaliser un contrat de service précisant les engagements, les responsabilités, les niveaux de support et les modalités d’escalade.

• Définir les modalités de support, de maintenance opérationnelle et de traitement des demandes après le déploiement.

• Organiser le suivi des engagements de service et des indicateurs associés.