Gestionnaire du service de la recherche (F/H)

Sous l’autorité direct du responsable du service de la recherche, le gestionnaire assiste et appuie ce dernier dans l’exercice de ses missions, dans un contexte de fort développement des activités de recherche, favorisé par l’intégration de Paris-Malaquais comme établissement-composante de l’université PSL.

A ce titre, il exerce les missions suivantes :

Contribuer au pilotage du service de la recherche :

• Assurer les fonctions supports nécessaires à la valorisation de la recherche à l’école (alimentation et enrichissement des tableaux de bord, calendriers, outils de communication, diffusion des appels à communication, interface avec le service communication autour des actions en cours, aide à la valorisation, mise à jour de l’onglet recherche du site internet)
• Assurer le suivi des indicateurs de performance du service (en cours d’élaboration)
• Participer à l’élaboration des outils « métier » et des supports de présentation et de communication à destination de différents publics (chercheurs, partenaires)
• Participer à l’organisation des diverses commissions de la recherche (Commissions internes, SACRe)
• Contribuer à l’archivage des données de la recherche, en lien avec le service de la bibliothèque
• Contribuer à l’organisation et la tenue des activités et des événements liés à la recherche :
• Participer à l’organisation des événements : journées de la recherche, séminaires, colloques.
• Assurer le suivi logistique des activités de la recherche (réservations et aménagement des salles, invitations et accueil, affichage, commandes…)
• Assurer la gestion administrative de l’activité des trois laboratoires de l’établissement :
• Assurer la gestion administrative des dépenses et des recettes liées aux conventions financières
• Assurer la liaison administrative avec le service RH pour la constitution et le suivi des contrats de vacation et les stages
• Assurer le suivi budgétaire avec les services de PSL (Armines notamment) et les projets portés par les laboratoires
• Assurer la gestion administrative des doctorants en lien avec les deux écoles doctorales de rattachement (établissement composante PSL) :
• Suivre les dossiers d’inscription et de réinscription (en lien avec le service des inscriptions de la Direction de la pédagogie)
• Assurer l’interface entre le ministère et les écoles doctorales tout au long de l’exécution des contrats doctoraux
• Assurer le suivi administratif et financier de l’organisation des soutenances de thèses et la participation à leur organisation pratique (invitations, réservation de salles, ...)
• Assurer suivi financier et RH des contrats doctoraux en lien avec le responsable du service recherche, le service financier et les écoles doctorales.
• Accompagner le responsable du service durant la campagne des contrats doctoraux (interface administrative entre le ministère et les écoles doctorales).
• Contribuer au bilan annuel du suivi des doctorants (volet statistique)
• Mettre à jour les logiciels utilisés par le service.

Conditions particulières d'exercice :

• Les vacances scolaires de fin d’année (2 semaines), de printemps (1 semaine) et d’été (5 semaines) donnent lieu à la fermeture de l’établissement et à la prise de congés obligatoire des agents sur ces périodes.
• Travail occasionnel les weekends (journées portes ouvertes, journée des entretiens d’admission) et en soirée (événements).
• Télétravail possible selon conditions.
• Ce poste donne accès à la carte culture.
• Télétravail : Oui
• Encadrement : Non