Office Manager H/F

Ma-domiciliation.fr est la LegalTech spécialisée dans la domiciliation d'entreprises 100 % en ligne. Créée en 2019 et basée sur les Champs-Élysées, nous accompagnons plus de 25 000 TPE et PME dans leurs démarches administratives et juridiques : domiciliation, création, modification et cessation de société, et services associés.

Une société rentable , en croissance de +70 % sur 12 mois , fondée par deux serial entrepreneurs. Nous abordons aujourd'hui une phase de structuration et cherchons un(e) Office Manager confirmé(e) , prêt(e) à piloter au quotidien l'ensemble de nos sujets juridiques, administratifs et RH.

Votre rôle :

Vous êtes le socle opérationnel de l'entreprise : grâce à vous, tout tourne, rien ne se perd, et l'équipe avance vite et sereinement. Vous travaillez en lien direct avec les cofondateurs.

Vos missions :

People & RH

● Aide au recrutement : rédaction et diffusion des offres, screening et présélection des candidats

● Réponse aux demandes RH du quotidien

● Organisation des onboardings

Juridique & conformité

● Garantir la conformité de l'entreprise au regard des obligations propres aux sociétés de domiciliation : obtention, maintien et renouvellement des agréments préfectoraux, vérification et transmission des exports SIE / greffes / URSSAF, suivi des obligations LCB-FT (lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme), assurances des locaux

● Rédaction et relecture de contrats

● Gestion des contentieux et pré-contentieux (clients, partenaires, contestation de saisies administratives)

● Échanges avec les administrations (greffe du tribunal de commerce, préfecture de police, SIE…)

● Négociation et relecture des baux commerciaux

● Réponse aux contrôles éventuels des administrations (DGCCRF, DREETS, SIE…), sur place ou à distance

● Participation et suivi des assemblées générales de copropriété

● Gestion des formalités légales et administratives

Office & Operations

● Piloter le bon fonctionnement des bureaux (logistique, prestataires, fournitures)

● Garantir un environnement de travail fluide, professionnel et accueillant

● Accueil physique et à distance (prestataires, facteurs, huissiers, livreurs…)

● Recherche de nouveaux locaux

Finance & Admin

● Gestion du courrier sensible (chèques, amendes, documents officiels)

● Préparation des virements

● Suivi des factures et relation avec le cabinet comptable (Pennylane)

● Aide à la clôture comptable

● Suivi du pilotage financier (Excel / Agicap)

● Préparation des paies (Payfit)

Transverse & amélioration continue

● Audit, suivi qualité et coordination des office managers

● Projets ponctuels en lien direct avec les cofondateurs

● Identification et prise de contact avec de nouveaux prestataires stratégiques

● Proposition et mise en place d'améliorations de process

● Contribution aux documents liés à nos levées de fonds

Votre profil :

● Expérience : 2 à 5 ans comme Office Manager en startup

● Recrutement : vous avez déjà mené des missions de recrutement

● Croissance : idéalement, vous avez accompagné une structure passée d'une vingtaine à une cinquantaine de collaborateurs

● Savoir-être : organisé(e), rigoureux(se), fiable, très autonome, avec un vrai sens des responsabilités

● Outils : à l'aise avec Payfit, Pennylane, Excel / Sheets, Agicap, la suite Google et les outils IA

● Rythme : vous aimez les environnements dynamiques et savez jongler avec des priorités multiples

Conditions :

● Contrat : CDI, temps plein

● Localisation : Paris 8e, Champs-Élysées

● Rémunération : selon profil et expérience

● Prise de poste : dès que possible