Assistant de direction (F/H)

Notre Fondation
Apprentis d'Auteuil agit pour les jeunes et les familles en difficulté depuis 160 ans. Fondation catholique reconnue d'utilité publique, ses équipes développent en France et en Outre-Mer des programmes d'accueil, d'éducation, de formation et d'insertion auprès de 40 000 jeunes pour leur permettre de s'insérer dans la société en hommes et femmes libres et responsables. Elle accompagne également 8000 parents dans leur rôle.

La région Nord-Est
Le Nord-Est est composé de 3 régions : les Hauts-de-France, le Grand Est et la Bourgogne-Franche Comté. 850 collaborateurs y accompagnent 4000 jeunes et familles, au sein de 77 établissements et dispositifs : crèches, écoles, collèges, centres de formation professionnelle, maison d'enfants à caractère social... La direction régionale est située à Paris, près de la gare du Nord. La région connaît actuellement un fort développement.
Notre Direction régionale est répartie en 4 sites situés à Paris, Beauvais (60), Fournes-en-Weppes (59) et Strasbourg (67).
Elle regroupe les fonctions ressources et supports (RH, contrôle de gestion, immobilier, communication, qualité, mécénat et philanthropie, pastorale, développement, etc) et l'équipe de direction régionale, tous amenés à travailler ensemble sur des sujets communs.

Contexte et environnement
Dans le cadre d'une création de poste, nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction pour venir soutenir l'Attachée de direction à laquelle il/elle sera rattaché(e). Le poste, basé à Paris (19ème), s'inscrit au cur de la Direction Régionale Nord-Est, en interaction quotidienne avec les membres de la DR et les établissements du périmètre.

Dans ce cadre, vous êtes amené(e) à réaliser les missions suivantes :

Assurer l'assistanat du site de la Direction régionale
Accueillir, orienter et informer les visiteurs, partenaires et collaborateurs, en présentiel comme au téléphone
Traiter, trier et distribuer les courriers, colis, recommandés entrants et sortants
Organiser et superviser la logistique quotidienne des locaux (réservations de salles, suivi des interventions techniques ou de maintenance)
Être le point de contact privilégié pour l'ensemble des membres de la Direction régionale et des établissements de la région

Appuyer l'attachée de direction dans l'assistance au CODIR
Participer à l'organisation matérielle et administrative des réunions du Comité de Direction (CODIR): réservation des salles, préparation des supports, coordination logistique le jour J
Assurer la gestion et le suivi des agendas : planification des réunions, synchronisation des disponibilités des membres, anticipation des échéances et rappels
Prendre en charge la gestion administrative des notes de frais : collecte et vérification des justificatifs, transmission aux services concernés et suivi du traitement

Gérer les stocks et le matériel de la Direction régionale
Assurer le suivi administratif et opérationnel du parc automobile (attribution, suivi des entretiens, gestion des sinistres, renouvellements)
Gérer la flotte de téléphonie mobile et le parc informatique (commandes, affectations, suivi des pannes, retours de matériel)
Piloter les achats de fournitures et de petits équipements: recueil des besoins, établissement des devis, passation des commandes, suivi des livraisons, gestion des stocks et inventaires

Assumer la fonction de référent(e) achats pour le site
Réceptionner et analyser les demandes d'achat des différents services
Veiller au respect des procédures internes et à la conformité avec la politique d'achats de la Fondation (validation des budgets, choix des fournisseurs référencés, suivi des engagements)
Assurer la traçabilité des commandes et la bonne gestion documentaire (bons de commande, factures, justificatifs)

Appuyer l'attachée de direction en tant que relai comptable de proximité
Assurer la préparation et le suivi des virements bancaires: collecte des informations nécessaires, saisie des opérations, vérification des montants et des bénéficiaires, respect des délais et des procédures internes
Gérer les cartes Anytime de la Direction régionale: création et activation des cartes pour les collaborateurs autorisés, paramétrage des plafonds et des autorisations, suivi des dépenses et des justificatifs, rapprochement comptable et transmission des éléments aux services financiers
Veiller à la conformité des opérations avec les règles comptables et les politiques internes, en garantissant la traçabilité et la fiabilité des données

Apporter un appui logistique lors des événements régionaux et temps forts de la Direction régionale
Organiser la logistique des réunions, séminaires et événements: réservation des salles, gestion des repas, hébergements, déplacements
Informer les participants, gérer les inscriptions, établir et tenir à jour les listes de présence
Préparer les supports logistiques et administratifs nécessaires, assurer la coordination le jour J et veiller au bon déroulement des événements

Assurer le rôle de secrétaire suppléant(e) de la Cellule de crise
Convoquer les membres de la cellule, participer aux réunions, assurer la prise de notes, rédiger et diffuser les comptes rendus
S'assurer du bon suivi du dossier de crise jusqu'à ce qu'il soit clôturé (mise à jour des documents, ajout d'éléments)

Structurer et assurer le suivi des référentiels de la Direction régionale
Mettre à jour et diffuser le calendrier des congés, des astreintes et des permanences
Tenir à jour l'organigramme, l'annuaire régional et les listes de diffusion (création, modification, archivage)
Garantir la fiabilité et la confidentialité des données administratives et veiller à leur accessibilité pour les équipes concernées