Assistant.e de Gestion

Secteur

Bureaux d'études

Description de l'entreprise/de l'organisme

Urbanisme – Stratégie Territoriale - Conseil aux collectivités territoriales
Acadie est une coopérative qui conseille et accompagne les collectivités dans l’élaboration de leurs stratégies depuis 40 ans. Notre objectif est d’apporter à nos commanditaires – Etat et opérateurs, organismes de recherche, collectivités territoriales, acteurs privés – une expertise combinant capacité de réflexion et créativité pour l’action. Acadie est composée d’une dizaine de consultants géographes, sociologues, politistes et urbanistes de formation. Certains sont aussi enseignants-chercheurs à l’université.

Description du poste

La coopérative Acadie recherche pour son siège situé à Paris dans le XIIe arrondissement un.e :
Assistant.e de gestion

Nous sommes à la recherche d’une personne en mesure d’épauler notre équipe sur le plan administratif.
Parce que les consultants sont tous les jours sur les routes de France et de Navarre, nous recherchons quelqu’un pour assurer la gestion d’Acadie au quotidien. Sous la responsabilité du gérant et du co-gérant, vous serez l'interlocuteur des consultants, des clients, des fournisseurs, des entreprises partenaires, de la banque et du cabinet comptable externe ; vous garantissez le suivi administratif des contrats.

Vos missions seront de plusieurs ordres :
Vie quotidienne de la coopérative :
• Accueil physique et téléphonique, gestion des mails et du courrier.
• Commande de fournitures de bureau et gestion des locaux
• Classement et archivage
Gestion administrative du personnel :
• Administration du personnel (contrat de travail, visites médicales, suivi des périodes d’essai, suivi des formations, etc.)
• Préparation et envoi mensuel de la matrice paye et des variables (congés, absences, tickets restaurant) au cabinet comptable externe
• Gestion des notes de frais et imputation analytique par contrat sur le logiciel Pennylane
• Point de contact des salariés pour toute question administrative.
Administration des ventes & appels d’offre :
• Préparation des dossiers de candidature de réponse aux Appels d’Offres (acte d’engagement, DC1, DC2) et dépôt sur les plateformes
• Assurer le suivi des contrats clients et sous-traitants (Signature, facturation, suivi des échéances)
• Assurer les opérations courantes liées à la facturation et au recouvrement. (Dépôt des factures sur Chorus Pro).
Gestion comptable et juridique
• Gestion des opérations courantes bancaires et suivi de la trésorerie
• Tenir à jour le tableau de budget prévisionnel
• Relation avec le cabinet comptable externe
• Participer à la clôture budgétaire annuelle avec le cabinet comptable externe
• Formalités juridiques annuelles

Cette liste est non exhaustive.

Description du profil recherché

- Organisé.e, vous avez le sens des priorités et de la confidentialité.
- Vous disposez d’une bonne aisance relationnelle et rédactionnelle (bonne orthographe)
- Vous maitrisez des logiciels bureautiques (Excel, word, powerpoint…).
- Vous avez des notions en comptabilité
- La connaissance des appels d’offre, de la plateforme Chorus Pro et du logiciel Pennylane serait un atout.

Description de l'expérience recherchée

Minimum Bac+2 et 2 ans d'expérience minimum sur un poste similaire