Assistante de Direction H/F

Notre cabinet recrute pour son client basé dans le 8ième arrondissement de Paris, une Assistante de Direction de département H/F en CDI. Rattachée au Directeur du Pôle, vous facilitez et aidez au quotidien les équipes de l'Agence dans leurs démarches Missions principales : Travel management (30%)

• Gérer l'organisation des déplacements des collaborateurs de l'équipe : gestion et suivi des ordres de missions, visas, réservation et appui logistique en lien avec l'agence externe.
• Assister les équipes avant, pendant et après les déplacements en lien avec le travel manager.
• Travailler en collaboration les assistantes des autres départements de l'agence.
• Être garante de la politique Voyages et déplacements de l'agence en lien avec les managers et le Travail and guest management officer.
• Instaurer un Back up mutuel des assistantes en cas d'absence.

• Assurer l'office management du site (achat de fournitures, coordonner les besoins des collaborateurs et assurer la liaison avec les services généraux et le bailleur).
• Faciliter les échanges entre la Direction, les équipes fonctionnelles et les équipes opérationnelles (ex : participation aux réunions du département).
• Organiser les évènements internes et externes du département (repas, logistique, réservation de salle, accueil des visiteurs).
• Assister les managers lors de l'arrivée/départ de collaborateur en lien avec le service RH (Onbording / Offbording).
• Rechercher les coordonnées de potentiels partenaires / Mettre à jour les carnets d'adresses.
• Réaliser les travaux de secrétariat courants (accueil des visiteurs, réception et orientation des appels téléphoniques, gestion des courriers et des e-mails, frappe et mise en forme de courriers et de notes…) en anglais et en français / support administratif et appui à la préparation des dossiers du département, rédaction des comptes rendus.
• Faciliter le back office contribuer à l'amélioration des procédures du département (archivage).
• Appliquer les règles internes en matière de politiques achats, éthique, voyages et frais, RH et processus de gestion en lien avec le Secrétariat Général.
• Formation supérieure en Assistanat de Direction / Gestion
• Expérience sur un poste similaire de minimum 5 ans
• Anglais professionnel / L'Arabe serait un plus
• Maîtrise du pack office et des outils bureautiques usuels
• Organisation et anticipation
• Sens aigu de la rigueur, de la discrétion et un bon esprit d'équipe