Secrétaire de direction poste alternant - Vestiaire solidaire

Au sein d'une équipe engagée, vous assurez le suivi administratif et organisationnel du vestiaire, en lien avec la direction, les équipes. Vos Missions principales : Accueil et communication

• Accueillir, informer et orienter les bénéficiaires, les donateurs, les partenaires et les bénévoles, en présentiel ou par téléphone.
• Gérer le standard téléphonique, le courrier postal et électronique.
• Recevoir, transmettre et assurer le suivi des messages.
• Assurer une communication fluide entre la direction, les équipes, les bénévoles et les partenaires extérieurs.

Organisation

• Gérer l'agenda de la direction et planifier les rendez-vous.
• Organiser et coordonner la circulation des informations internes et externes, y compris les informations confidentielles.
• Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions (convocations, ordre du jour, comptes rendus).
• Organiser les déplacements professionnels de la direction.
• Élaborer et mettre à jour les plannings de la direction et des activités du vestiaire solidaire.
• Assurer un appui logistique dans l'organisation des événements solidaires.

Gestion administrative

• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes de service, comptes rendus, rapports et autres documents administratifs.
• Rédiger les courriers et documents de la direction.
• Collecter, traiter, classer, archiver et mettre à jour les informations et les dossiers administratifs.
• Assurer le suivi administratif et, le cas échéant, comptable des dossiers confiés.
• Préparer les tableaux de bord, les statistiques, les rapports d'activité et les documents nécessaires aux réunions.
• Mettre à jour les bases de données et assurer le suivi administratif des bénéficiaires dans le respect des règles de confidentialité.

Gestion du vestiaire solidaire

• Participer à la distribution de vêtements et des actions solidaires.
• Contribuer à la gestion administrative et aux rangements des stocks de vêtements et du matériel.
• Participer à la coordination des dons et au suivi des entrées et sorties de vêtements.
• Collaborer avec les bénévoles, les travailleurs sociaux et les partenaires associatifs afin d'assurer le bon fonctionnement du vestiaire solidaire.

Compétences requises Savoir-faire

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative.
• Excellente expression écrite et orale.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Canva ,Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Capacité à organiser, planifier et prioriser les activités.
• Aptitude à élaborer des tableaux de suivi, des statistiques et des rapports.
• Respect des règles de confidentialité et de gestion des données.

Savoir-être

• Excellent sens de l'accueil, de l'écoute et du service.
• Rigueur, méthode et sens de l'organisation.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Esprit d'équipe, qualités relationnelles, souplesse.
• Autonomie, réactivité et capacité d'adaptation.
• Sens de l'initiative et de l'engagement dans une démarche solidaire.

Ce poste permet de développer des compétences en gestion administrative, communication, organisation et relation avec le public, tout en contribuant à une mission d'entraide et de solidarité.