Assistant de Direction et de Pôle DAJCD F/H

Poste

Résumé de l'offre

• Référence de l'offre : 92i1uah656
• Intitulé de l'offre : Assistant-assistante de Direction et de Pôle DAJCD F/H
• Localisation du poste : Paris (75007)
• Type de contrat : Fonctionnaire
• Catégorie de contrat : Mixte
• Filière : Affaires générales
• Prime variable sur objectif : PVO à 4%
• Régime de travail : Badgeage
• Eligibilité télétravail : Oui
• Eligibilité temps partiel : Non
• Encadrant : Non

Description de la Caisse des Dépôts

Avec ses filiales et ses partenaires stratégiques, la Caisse des Dépôts constitue le premier pôle financier public. Investisseur de long terme au service de l'intérêt général et du développement économique du pays, la Caisse des Dépôts se charge de plusieurs missions, dont la protection de l'épargne populaire, le financement et soutien du logement social, la gestion des mandats publics, l'accompagnement des Français dans leurs parcours de vie et la contribution au développement économique.

La Caisse des Dépôts Etablissement Public s'organise en quatre métiers : la Banque des Territoires, la Gestion d'actifs, la Gestion des participations stratégiques, et les Politiques sociales.

La Direction des affaires juridiques, conformité et déontologie (DAJCD) vise à créer un ensemble commun pour dégager de nouvelles synergies dans la saisine, le traitement et la résolution de questions à la jointure du droit, de la règlementation bancaire et financière et de la déontologie.

Description du poste

Sous l'autorité hiérarchique de la responsable des affaires générales, vous intègrerez un collectif composé de plusieurs assistantes. Vous assurerez la fonction d'assistant-assistante auprès des deux Directeurs adjoints et de deux responsables des pôles. Vos missions principales seront les suivantes :

1. Assistanat de Direction :

• Gérer la tenue et le suivi des agendas, en veillant à la gestion des priorités et des échéances,

• Organiser les réunions et assurer le suivi des actions qui en découlent (réservations de salles, suivi logistique, confirmations, accueil des participants),

• Organiser les déplacements (création d’ordres de missions, réservation de billets, hôtels…) et gérer les éléments budgétaires (engagement et validation de notes de frais…),

• Assurer un appui au lien avec l’ACD,

• Assurer la communication et la liaison avec le cabinet et l’assistante du directeur de DAJCD pour garantir la fluidité des réunions,

• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions, participer si besoin et rédiger les comptes rendus,

• Mettre en forme des courriers, notes et comptes rendus, et vérifier la conformité des documents avant signature (respect de la charte graphique, syntaxe).

2. Suivi des Comités :

• Assurer le suivi des comités d’engagement (CDE, CE BDT, CDI, CIFI) : mise à jour quotidienne du tableau en lien avec les avis de réunion du secrétariat du comité et enregistrement des dossiers dans le répertoire dédié,

• Enregistrer les réunions de conseil d’administration,

• Organiser les réunions des comités LCB-FT, conformité et déontologie groupe,

• Organiser les réunions de suivi de convention avec la DPS : ordre du jour et compte rendu,

• Organiser les réunions de la Task Force ESG : ordre du jour et compte rendu,

• Appuyer l’organisation des comités Mandats DG.

3. Appui aux Responsables de Pôles :

• Aider au reporting (création et suivi des tableaux de bord) et vérifier le bon remplissage de l’outil de suivi de l’activité de la direction,

• Assurer le suivi du tableau des dossiers dysfonctionnels – extraction et élaboration graphiques,

• Gérer en amont l’arrivée des nouveaux collaborateurs (en coordination avec le collectif des assistantes et mise à jour de l’annuaire des collaborateurs),

• Organiser et participer aux forums (ordre du jour, compte-rendu, collecte de documents, classement des informations…).

4. Missions en lien avec le Collectif des Assistantes :

• Gérer le courrier : réception, enregistrement, recherches avec mise en place d’une permanence,

• Assurer le suivi administratif et la mise à jour de tableaux de bord partagés entre plusieurs services :

  • Suivi des inducteurs juridiques,

  • Suivi et gestion des marchés subséquents des accords-cadres juridique : dépôts des appels d’offres, suivi du remplissage du registre, suivi du budget : relation avec la direction des achats.

• Suivre les arrivées/départs de collaborateurs (si nécessaire, aide pour création fiche habilitation, accueil du collaborateur),

• Suivre la facturation (fiches de suivi, factures) et le budget des cabinets en lien avec les affaires générales,

• Suivre les déplacements et les notes de frais,

• Participer à l'implémentation du digital (notamment de l’IA) : formations des collaborateurs sur différents outils digitaux et aide sur les logiciels informatiques,

• Contribuer aux différents chantiers d’archivage et classement des dossiers et de la documentation,

• Prendre part à des chantiers transverses.

Profil

La CDC fonde le recrutement sur les compétences en excluant tout critère de discrimination. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

• Expérience confirmée en tant qu'assistante de direction ou dans un poste similaire,

• Agilité numérique : maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et aptitude à l'usage d'applications informatiques spécifiques (Teams, Visio, Beekast, AFP, Concur…),

• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément,

• Sens aigu du relationnel et de la communication,

• Discrétion, respect de de la confidentialité,

• Force de proposition, anticipation

Une connaissance de l’outil PLACE serait appréciée.