Assistant(e) de formation

Sous la responsabilité de le/la Responsable de l’organisme de formation, l'assistant(e) de formation assure la coordination opérationnelle, administrative, financière et qualité des actions de formation de l’organisme de formation fédéral. Il/elle garantit la mise en œuvre des formations dans le respect des exigences réglementaires et de la certification Qualiopi, coordonne les relations avec les formateurs, les structures du réseau et les participants, assure la fiabilité des données de gestion et contribue à l’amélioration continue de l’activité de formation. 

Missions principales

Coordination opérationnelle des formations :

• Assurer la planification et le suivi des actions de formation ;

• Coordonner les relations entre formateurs, participants et structures du réseau ;

• Organiser les moyens nécessaires à la réalisation des formations ;
• Identifier les difficultés et mettre en œuvre les ajustements nécessaires.

Gestion administrative et réglementaire :

• Piloter l’ensemble du processus administratif des formations ;

• Administrer les dossiers dans les outils de gestion dédiés ;

• Garantir la conformité documentaire et réglementaire des actions ;

• Assurer la traçabilité des données et des justificatifs.

Qualité et certification Qualiopi

• Mettre en œuvre les procédures qualité ;

• Exploiter les évaluations et assurer le suivi des actions correctives ;

• Préparer les audits et les bilans qualité ;

• Participer à l’amélioration continue de l’organisme de formation.

Coordination des formateurs

• Organiser les interventions des formateurs ;

• Veiller au respect des procédures et exigences qualité ;

• Assurer le suivi administratif et contractuel des intervenants ;

• Maintenir une relation régulière avec les référents formation du réseau.

Suivi d’activité et pilotage

• Produire les indicateurs et tableaux de bord de l’activité ;

• Contribuer aux bilans et reportings ;

• Participer à l’analyse de l’activité et à l’identification des pistes d’amélioration.

Suivi financier

• Assurer la transmission des éléments de facturation ;

• Suivre les règlements et relances ;

• Contrôler la cohérence des données administratives et financières.