Responsable administratif.ve, financier.ère et douanier.ère

Secteur

Art moderne et contemporain

Description de l'entreprise/de l'organisme

Fondée en 2007 par Hélène Bailly Marcilhac, la galerie éponyme s’impose comme une référence dans le domaine de l’art Impressionniste, Moderne et d’Après-Guerre. Reconnue pour son approche érudite et son exigence muséale, elle développe un programme qui met en dialogue les mouvements artistiques et les époques, en proposant des confrontations inédites et une sélection d’œuvres choisies avec soin.

La galerie accorde une place privilégiée à des artistes majeurs tels que Edgar Degas, Albert Marquet, Kees van Dongen, Pablo Picasso, Francis Picabia, Joan Miró, Alexander Calder, Victor Brauner, Alberto et Diego Giacometti, Claude et François-Xavier Lalanne, parmi beaucoup d’autres. Chaque exposition s’accompagne de catalogues de référence réalisés en collaboration avec des historiens de l’art de renom, reflétant le souci d’allier rigueur et partage des connaissances.

Située au 71, rue du Faubourg Saint-Honoré, la galerie s’inscrit dans une tradition d’expertise et d’exigence. Elle contribue activement à la recherche et à la documentation des grands artistes, notamment à travers son implication dans l’élaboration de Catalogues Raisonnés parmi lesquels ceux de Léon Pourtau, Henri Delavallée, ainsi que sa contribution au volume IV du Catalogue Raisonné de Francis Picabia.

Fortement ancrée dans le monde institutionnel et académique, la galerie collabore régulièrement avec des institutions internationales et françaises de premier plan : le Musée d’Orsay, le Musée du Quai Branly et le Musée de Montmartre à Paris, la Fondation de l’Hermitage à Lausanne, le Museum of Modern Art à New York, la National Gallery of Victoria à Melbourne ou encore le Museum Singer Laren aux Pays-Bas. Ces partenariats reflètent son engagement à favoriser la circulation des œuvres, à encourager les prêts d’exposition et à soutenir des initiatives de recherche ambitieuses.

Description du poste

Au sein d’une galerie d’art internationale, le/la Responsable administratif, financier et douanier assure le pilotage des opérations administratives, comptables et douanières de la galerie.

Ses missions s’effectuent sous la responsabilité de la Directrice de la galerie.
Il/elle garantit la bonne gestion des flux financiers, la conformité réglementaire et douanière, ainsi que la coordination des interlocuteurs internes et externes, dans le respect des obligations propres au marché de l’art.

Missions

Ventes aux enchères

• Organisation et coordination des mises en vente : réservation et confirmation des lignes auprès des maisons de ventes
• Gestion des inscriptions et paramétrages sur les plateformes spécialisées (Drouot Live, Interencheres, Invaluable)
• Calcul des prix marteau à partir des prix TTC communiqués par la directrice, en intégrant les frais acheteur et le droit de suite
• Suivi administratif post-adjudication : récupération et contrôle des bordereaux
• Organisation des transports de retour des œuvres vers la galerie

Ventes en galerie

• Validation et suivi administratif et comptable des ventes en étroite collaboration avec la directrice
• Vérification de la réception des fonds et coordination avec l’équipe commerciale
• Transmission des éléments nécessaires à l’émission et à la numérotation des factures
• Gestion des relations avec les déposants pour l’établissement des factures et le déclenchement des règlements
• Établissement des numéros de stock pour l’inscription au livre de police
• Mise à jour des stocks et sortie des œuvres vendues

Finance
• Préparation des factures d’achat et de frais pour mise en règlement
• Téléversement des pièces comptables dans Pennylane et réalisation des rapprochements bancaires
• Élaboration et suivi des prévisionnels de trésorerie
• Anticipation des dépenses à partir des charges fixes
• Suivi des encaissements prévisionnels en galerie et en salle de vente

Douanes et autorisations administratives
• Établissement des listes et factures pro forma dans le cadre des navettes mensuelles de tableaux (importations temporaires et retours d’œuvres en fin d’importation)
• Gestion des délocalisations (prêts muséaux, shootings photographiques)
• Gestion des cessions dans le cadre des salons
• Gestion des réexportations pour les ventes internationales
• Mise à la consommation pour les ventes en France et au sein de l’Union européenne
• Classement et archivage des documents douaniers
• Demandes de certificats de biens culturels auprès de la Direction des Musées de France
• Demandes de licences d’exportation pour les œuvres de plus de 50 ans
• Veille au respect des délais et à la conformité réglementaire

Assurances
• Relation avec le courtier en assurance et sa collaboratrice
• Renégociation des contrats annuellement à date anniversaire
• Répartition des assurances lors des salons entre la galerie et notre associé

Vie courante
• Gestion du copieur
• Gestion de l’alarme et vidéosurveillance
• Gestion du chauffage et de la climatisation
• Relation avec le prestataire informatique
• Relation avec le comptable (frais et gestion du stock)
• Relation avec le comptable responsable du social (transmission des éléments pour l’établissement des contrats de travail et transmission des variables mensuels)
• Commande des titres restaurants

Description du profil recherché

Compétences et aptitudes
• Maîtrise des procédures douanières liées aux biens culturels (importation temporaire, réexportation, mise à la consommation, certificats et licences d’exportation)
• Expérience confirmée dans l’organisation de transports internationaux d’œuvres d’art
• Capacité à piloter simultanément plusieurs projets dans des délais contraints
• Grande rigueur et sens aigu de l’organisation
• Autonomie, réactivité et capacité d’anticipation
• Capacité à travailler sous pression
• Excellent relationnel et esprit d’équipe
• Maîtrise d’Excel, ArtLogic et outils Adobe
• Anglais professionnel courant

Description de l'expérience recherchée

Profil confirmé disposant d’une expérience significative de minimum 5 ans dans le secteur de l’art, acquise au sein :
• d’une galerie d’art
• d’une maison de ventes aux enchères
• ou d’un transporteur spécialisé en œuvres d’art

Une solide expérience en gestion administrative, financière et douanière est indispensable.