Technicien en gestion administrative F/H

Poste

Fonctions : Technicien-ne en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

A pourvoir à compter du 1er octobre 2025 .

Mission :

Sous la responsabilité de la Responsable administrative de l’UFR TEB, vous assurez des fonctions polyvalentes d’assistance administrative et logistique au sein de la direction de l’UFR TEB et réalisez des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures de Sorbonne Université.

Activités principales :

Secrétariat de l’UFR Terre, Environnement, Biodiversité :

• Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratif, financier et/ou ressources humaines
• Participer à l’organisation des conseils et des diverses commissions : préparation des listes d’émargement, rédaction des comptes rendus, etc
• Participation à l’organisation de divers événements (élections, AG de l’UFR)
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité de l’UFR
• Archiver les pièces administratives
• Gérer le courrier (arrivée et départ)

Secrétariat de la commission HDR :

• Suivi des dossiers HDR : contact avec les rapporteurs, le secrétariat de la Présidence et la scolarité de Sorbonne Université
• Archivage des dossiers

Encadrement : NON

Profil

Connaissances transversales requises :

• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
• Notions de base en gestion budgétaire et comptable
• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
• Environnement (Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France, Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université) et réseaux professionnels
• Techniques d’élaboration de documents
• Culture internet
• Techniques de communication
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité :
• Bonne maîtrise de l’environnement bureautique (WORD, EXCEL, outils de communication électronique).
• Connaissance des outils de gestion financière et comptable (progiciel SIFAC : Système d’Information Financière Analytique et Comptable).
• Mettre en œuvre une démarche qualité
• Hiérarchiser et organiser les priorités
• Utiliser les techniques de classement et d’archivage
• Planifier son travail
• Proposer des améliorations

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en équipe
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Autonomie, méthode, esprit d’initiative
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d’adaptation
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel