Office & Operations Manager

Localisation : Paris République (3e arrondissement). Hybride 3 jours sur site / 2 jours remote.

Contrat : Full-time (CDI)

Rattachement : Co-piloté par la People Lead + le CEO (Quentin)

Niveau : Junior (1 à 3 ans d'expérience)

Démarrage : Dès que possible

Pourquoi ce rôle est clé

Mendo, c'est 35 personnes, plus de 80 clients entreprise (PwC Global, BDO, EY, La Poste, GRDF, EY, Aéroport de Genève...) et une croissance qui s'accélère. Une équipe qui grandit vite, c'est aussi un quotidien opérationnel qui se densifie : factures à classer, justificatifs à collecter, fournisseurs à briefer, accès à provisionner, bureaux à faire tourner.

Aujourd'hui, ce travail est porté par plusieurs personnes en équipe qui le font en marge de leurs missions principales. C'est efficace à court terme, mais ça plafonne, et surtout ça empêche de structurer l'info pour que chacun devienne autonome.

En tant qu' Office & Operations Manager , ton rôle est simple à formuler, exigeant à exécuter : devenir le point d'ancrage opérationnel de Mendo. Tu fais tourner le quotidien (finance ops, office, fournisseurs, accès), tu structures l'info pour que les gens trouvent leurs réponses sans demander, et tu dégages du temps stratégique aux fondateurs et aux Leads.

C'est un poste de "founders' utility belt" : tu travailles au plus près du CEO (Quentin) sur la finance et l'admin, et de la People Lead sur la coordination des équipes. Vue 360° garantie sur la scale-up, exposition directe aux fondateurs, latitude pour proposer et construire.

Tes missions

Finance ops et compta opérationnelle (≈ 50 % du temps)

Le cœur du quotidien. Tu es l'interface entre le CEO, le comptable, les Sales et les fournisseurs sur tout ce qui touche à l'argent qui rentre et qui sort.

• Centraliser les factures fournisseurs sur Pennylane : saisie, dépose des justificatifs, classification des transactions par équipe et par type (l'enjeu : pas accumuler 300 transactions à classer en retard)

• Animer le suivi des créances clients : pings réguliers aux Sales et AM pour mettre à jour les statuts factures, relances bilatérales sur les blocages, posts hebdo " Nouveaux règlements" sur Slack

• Gérer les comptes bancaires multiples (Qonto, BNP, BPRI, Stripe) : récupération des relevés, transmission au comptable, reconnexion des intégrations Pennylane quand elles sautent

• Assurer le règlement et la validation des paiements (Edenred, Cocoon, factures fournisseurs > 1 000 €), suivre les notes de frais

• Audit régulier des outils SaaS et de leurs grilles tarifaires (Loom, LinkedIn Sales Navigator, Pennylane...) pour rationaliser les seats avant chaque renouvellement

• Automatiser ce qui peut l'être : process Kbis -3 mois récurrent, classification des transactions, règles de gestion utilisateurs

Office management (≈ 20 % du temps)

Tu fais en sorte que l'équipe arrive le matin et n'ait à penser à rien.

• Gérer le quotidien du bureau : livraisons, colis, équipement, ascenseur, salles de réunion

• Onboarder les nouveaux arrivants côté logistique : badges Salto, application de réservation des salles, mots de passe Wi-Fi, livret de bienvenue

• Piloter les projets office ad hoc : déménagement, drink d'inauguration, sondages internes (Tally), comm globale dans #00-annonce

• Coordonner les déménageurs et prestataires si on bouge encore les bureaux, et orchestrer la communication J-7 / J0 / J+1

Outils internes et gestion des accès (≈ 15 % du temps)

Tu as la vue d'ensemble des outils SaaS Mendo et tu répartis les seats avec discernement.

• Maintenir le mapping outils ↔ utilisateurs : qui a accès à quoi, qui en a besoin, qui n'utilise plus

• Onboarder et offboarder les accès quand quelqu'un arrive ou part (Pennylane, outils internes, cartes physiques, comptes mail)

• Maintenir les intégrations bancaires et comptables : RIB fournisseurs à corriger, déconnexions Pennylane à reconnecter, doublons à merger

Fournisseurs et admin légal (≈ 10 % du temps)

Tu es l'interface fournisseurs et la gardienne des documents administratifs.

• Suivre le SAV et les réclamations (Vistaprint, Patchwork, Edenred, Alan)

• Maintenir et diffuser les documents administratifs Mendo (Kbis, SIRET, RIB, attestations) : structurer pour que les Sales et les AM trouvent l'info en self-service au lieu de demander à chaque fois

• Gérer la liaison avec les prestataires fluides (mutuelle, tickets restau, cowork)

• Coordonner les contrats fournisseurs et les renouvellements

Glue ops cross-équipes (≈ 5 % du temps)

Plus diffus mais essentiel.

• Répondre aux demandes administratives transverses (Sales, AM, CS qui ont besoin d'infos)

• Animer les sondages internes via Tally quand on a besoin de l'avis de l'équipe

• Faire la communication ops globale sur Slack #00-annonce : annonces logistiques, rappels, changements d'adresse, infos pratiques

Profil recherché

Ton expérience

• 1 à 3 ans d'expérience en Office Management, Operations, Admin et Finance ops, Assistanat de direction, ou Chief of Staff junior , idéalement en startup ou scale-up

• Tu as déjà manipulé un outil de comptabilité (Pennylane, Sage, Quickbooks ou équivalent) et tu n'as pas peur d'une facture qui traîne ou d'un justificatif manquant

• Tu as déjà eu à structurer de l'info pour qu'elle soit consultable par d'autres (knowledge base, FAQ interne, docs process)

Ton mindset

• Hyper rigoureux·se : zéro facture qui traîne, zéro justificatif perdu, zéro doublon fournisseur dans Pennylane. Le diable est dans les détails et tu aimes ça.

• Hands-on et débrouillard·e : tu préfères tester un workflow Make en 2h et l'itérer plutôt que d'attendre la solution idéale

• Service-oriented sans être effacé·e : tu es au service de l'équipe, mais tu sais dire "documente-toi avant de me demander" quand c'est le bon move. Construire l'autonomie de l'équipe fait partie du job.

• Communicateur·trice clair·e : tes annonces dans #00-annonce sont concises, actionnables, et personne ne se sent perdu après les avoir lues

Tes outils

• À l'aise avec Notion (knowledge base, docs process)

• Familiarité avec un outil de compta (Pennylane idéalement, ou capacité à se former vite)

• À l'aise avec les outils no-code : Make, n8n, Zapier, Airtable, Tally

• Tu utilises l' IA générative au quotidien pour aller plus vite (rédaction, structuration, automatisation)

Bonus

• Bilingue français / anglais

• Première expérience d'un déménagement de bureau ou d'un setup d'office from scratch

• Notions de comptabilité (TVA, classification des transactions, lecture d'un relevé bancaire)

Ce qu'on offre

• Vue 360° sur une scale-up en Series A : tu vois passer toute la circulation interne, des fondateurs aux freelances

• Co-pilotage par la People Lead et le CEO : deux managers, deux angles, un vrai mentoring sur les sujets ops et finance

• Latitude pour construire : pas un poste de gestion, un poste de structuration. Tu hérites d'un quotidien fonctionnel mais perfectible, et tu en fais un système.

• Rémunération compétitive + BSPCE : tu fais partie de l'aventure en tant que builder, pas simple employé·e

• Hybride 3 jours sur site / 2 jours remote : bureau Paris République (3e), équipe sympa, bonne machine à café

• Mission qui a du sens : aider une boîte qui aide des milliers de collaborateurs à mieux utiliser l'IA, dans des entreprises qui en ont besoin

À propos de Mendo

Chez Mendo, on croit que l'IA ne remplacera pas les humains, mais qu'elle doit les augmenter. Notre mission : rendre l'IA générative accessible, compréhensible et utile à grande échelle.

On ne se contente pas de former à l'IA. On transforme les habitudes de travail de milliers de collaborateurs en entreprise pour qu'ils adoptent l'IA au quotidien, concrètement, durablement, et à grande échelle. On travaille déjà avec des leaders mondiaux comme PwC Global, BDO, EY, La Poste, GRDF, et plus de 80 clients entreprise.

Mendo a levé 4,2M€ fin 2024 et prépare actuellement un second tour pour accompagner sa phase de croissance rapide.

Nous sommes une équipe jeune, ambitieuse, bienveillante, avec une vraie culture d'apprentissage et d'excellence.

Technology Pioneers . Nous croyons que l'humain a un rôle vital dans cette révolution technologique.

Process de recrutement

1. R0 — Candidature sur TeamTailor

2. R1 — Phone screen (30 min) avec la People Lead

3. R2 — Cultural fit (45 min) avec un membre de l'équipe

4. R4 — Cas pratique (1h30) : tu prépares un livrable concret sur un sujet ops Mendo, on en parle ensemble

5. R5 — Founders fit (45 min) avec Alexandre (CTO) et Quentin (CEO)

Process resserré, retours sous 5 jours ouvrés.