Adjoint au chef de la section des affaires générales et des opérations H/F

Description des missions

Sous l'autorité du chef de la section des affaires générales et des opérations, l'adjoint participe au pilotage, à l'encadrement et à la coordination de l'ensemble des activités de la section. Il assure la continuité de son fonctionnement, supplée le chef de section en son absence et veille à la mobilisation des moyens humains, logistiques, techniques et matériels nécessaires au fonctionnement quotidien du Cabinet et du Bureau du cabinet.

1. Pilotage, management et coordination :

• participation à l'encadrement et à l'animation des équipes de la section, organisée autour de quatre composantes : protocole/événementiel/valorisation des espaces ; conducteurs automobiles ; informatique de proximité ; accueil/huissiers ;

• organisation et planification des activités, répartition des missions et suivi de leur réalisation ;

• coordination des composantes de la section afin de garantir continuité, réactivité et qualité du service ;

• gestion des priorités, suivi des dossiers et reporting auprès du chef de section.

1. Protocole, événementiel et valorisation des espaces :

• organisation et coordination des réunions, réceptions, cérémonies, manifestations et événements du Cabinet ;

• coordination des moyens nécessaires à leur préparation et à leur bon déroulement ;

• organisation de l'accueil des personnalités, délégations, partenaires et visiteurs ;

• suivi des prestataires et partenaires mobilisés ;

• utilisation et suivi de l'outil de gestion des invitations et des listes d'invités ;

• organisation des visites patrimoniales de l'Hôtel de Valois ;

• coordination des tournages, prises de vues, mises à disposition ou locations d'espaces et autres actions de valorisation du site ;

• coordination, avec les services compétents, des mouvements de mobilier, interventions du Mobilier national et dépôts ou mouvements d'oeuvres.

1. Conducteurs automobiles, mobilité et moyens logistiques :

• participation au pilotage et à la coordination de l'activité des conducteurs ;

• suivi des plannings, permanences, besoins de déplacement et continuité du service ;

• suivi des besoins relatifs aux véhicules, en lien avec les services compétents ;

• anticipation des besoins logistiques, techniques et matériels ;

• coordination des interventions techniques et des prestataires, notamment avec le Bureau des services généraux.

1. Informatique de proximité, accueil et huissiers :

• supervision et coordination de l'informatique de proximité ;

• organisation et coordination des activités d'accueil et des huissiers ;

• veille à la qualité de l'accueil, à la fluidité des opérations et au respect des exigences de sécurité et de confidentialité ;

• contribution au bon déroulement des activités organisées sur le site de Valois.

Profil recherché

Environnement professionnel :

Le Bureau du cabinet assure, au sein du ministère de la Culture, les fonctions de soutien administratif, logistique et technique nécessaires au fonctionnement du Cabinet. Il intervient notamment dans la gestion administrative et technique, la correspondance ministérielle, les distinctions honorifiques, l'activité normative, les moyens généraux et l'organisation des opérations du Cabinet.

Localisation : Hôtel de Valois - 3, rue de Valois - 75001 Paris La section des affaires générales et des opérations compte 15 ETP et est placée sous l'autorité de l'adjoint au chef du Bureau du cabinet chargé des moyens généraux et des opérations. Elle regroupe quatre composantes : protocole, événementiel et valorisation des espaces ; conducteurs automobiles ; informatique de proximité ; accueil et huissiers. Elle assure le soutien opérationnel quotidien du Cabinet et du Bureau du cabinet.

Le poste est placé sous la responsabilité directe du chef de la section des affaires générales et des opérations.

Relations fonctionnelles :

• chefferie de cabinet et membres de cabinet du/de la ministre ;
• chef du bureau du cabinet ;
• adjoint au chef du bureau du cabinet chargé des moyens généraux et des opérations ;
• chef de la section des affaires générales et des opérations ;
• autres sections et équipes du Bureau du cabinet ;
• Délégation à l'information et à la communication ;
• Bureau des services généraux et services supports compétents, notamment en matière de sécurité, d'immobilier, d'informatique et de prestations ;
• Mobilier national et services compétents pour les dépôts et mouvements d'oeuvres ;
• administrateur du domaine national du Palais-Royal et ses équipes ;
• homologues et services compétents du Conseil d'État et du Conseil constitutionnel ;
• prestataires et partenaires extérieurs mobilisés dans le cadre des opérations.