Secrétaire général du Quantum Information Center F/H

Poste

• Fonction : Secrétaire général.e du QICS (Quantum Information Center Sorbonne)
• Catégorie : A
• Corps : IGE
• BAP : J
• Emploi-type : Chargé.e de gestion administrative et d’aide au pilotage opérationnel
• CDD de 3 ans.

Missions et activités principales:

En étroite interaction avec la direction du QICS, la/le secrétaire général.e a pour mission d’assurer le pilotage, le suivi des activités et l’établissement des bilans d’activité de l’Institut. La gestion administrative et financière de l’Institut est administrée par la cellule de soutien aux structures de l’Alliance Sorbonne Université à laquelle sera rattachée la/le secrétaire général.e du QICS.

• Assister la direction de l’Institut dans ses responsabilités scientifiques, administratives, d’animation et de valorisation
• Centraliser et tenir à disposition de la direction de l’Institut une information complète et fiable pour faciliter la prise de décision et le pilotage de l’Institut
• Représenter l’Institut auprès de ses différents partenaires
• Participer au développement de nouveaux partenariats en interne et en externe à l’ASU et faire vivre les partenariats existants
• Piloter et assurer la bonne mise en œuvre du plan d’action et des projets de l’Institut
• Organiser, piloter et assurer le bon déroulement et le suivi des actions d’animations scientifiques et de valorisation (écoles d’été, journées thématiques, appels à projet internes, fête de la science, etc.)
• Assister la direction de l’Institut à la conception et mise en œuvre des actions de formations innovantes à et par la recherche en coordination notamment avec les UFR
• Organiser et coordonner le reporting de l’activité de l’Institut (consolidation de données, suivi d’indicateurs, faits marquants, bilans annuels etc.)
• Proposer et conduire une politique de communication en interne et en externe, en coordination avec la direction de la communication de Sorbonne Université
• Concevoir ou mettre en oeuvre des outils de communication (site web, réseau sociaux, chaîne YouTube, lettre d’information…) en lien avec la direction de la communication de SU
• Contribuer à l’établissement du budget annuel de l’Institut et assurer son exécution et son suivi en coordination avec les gestionnaires des services centraux et des laboratoires associés
• Assurer la conduite et la coordination des activités administratives et financières de l’Institut
• Organiser et suivre les réunions des instances de gouvernance de l’Institut telles que le Comité exécutif et le Conseil d’orientation stratégique : calendrier, convocation, ordre du jour, préparation des présentations, rédaction des comptes rendus et suivi des décisions
• Être proactif.ve dans la recherche de financements et exercer une activité de veille sur les appels à projets
• Participer au montage de demandes de financement et assurer leur suivi, en lien avec les services centraux
• Piloter les aspects logistiques inhérents aux activités de l’Institut

Encadrement : NON

Conduite de projet : OUI

Profil

Connaissances transversales requises :

• Intérêt pour le monde de l’information quantique. Une connaissance de ses acteurs, institutionnels et industriels serait un plus
• Bonne connaissance des milieux de l'enseignement supérieur, de la recherche et du monde socio-économique en lien avec la thématique de l’Institut
• Une expérience du milieu de la recherche serait un plus
• Une connaissance des dispositifs régionaux, nationaux, européens et internationaux de financement de la recherche et de l’enseignement supérieur serait un plus
• Connaissance générale de la réglementation relative aux établissements publics (ex. marché public)
• Connaissances budgétaires générales
• La pratique de SIFAC ou SAP serait un plus
• Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral (niveau B2 minimum, C1 recommandé)

Savoir-faire :

• Capacité à interagir avec une grande variété d’interlocuteurs, au sein de l’Alliance Sorbonne Université et parmi les acteurs du monde de l’information quantique nationaux, européens et internationaux.
• Jouer un rôle de conseil et d’aide à la décision
• Savoir représenter le QICS
• Conduire un projet : organiser et assurer la bonne conduite du projet, déterminer des indicateurs de suivi et de performance, élaborer des tableaux de bord, analyser les risques, établir des retours d’expérience
• Exploiter des données, analyser des résultats et savoir restituer les conclusions de ces analyses
• Identifier et mobiliser les moyens humains nécessaires à la réalisation des objectifs de l’Institut
• Savoir animer un collectif et conduire des réunions
• Rédiger des rapports ou des documents synthétiques
• Assurer des activités de veille sur les sujets en relation avec la thématique de l’Institut et les missions du poste
• Savoir rendre compte de son activité
• Communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit
• Adapter ses explications en fonction de ses interlocuteurs
• Utiliser des outils bureautiques et de gestion
• Savoir identifier les informations et évènements d’intérêt de l’Institut pour permettre leur diffusion (site web, newsletter, réseaux sociaux, …)

Savoir être :

• Capacité de conceptualisation, de prospective et à développer un plan d’action
• Conduire ses actions avec sens du service à l’utilisateur final
• Esprit d’équipe
• Sens de l’organisation et capacité à tenir les délais
• Capacité d’adaptation et d’anticipation
• Capacité d’autonomie et d’initiative
• Rigueur et réactivité
• Sens relationnel, discrétion et diplomatie
• Curiosité intellectuelle et créativité

Niveau d'études minimum souhaité : Niveau Bac + 5, Master 2 ou diplôme équivalent