Office manager (F/H)

Contexte de la mission :

JRS est une ONG internationale présente dans une cinquantaine de pays. Sa mission est d’accompagner les personnes contraintes de fuir leur pays, dans un contexte qui devient dangereusement inhospitalier pour les personnes déplacées de force.

En France, l’association agit aux côtés des demandeurs d’asile et des réfugiés en contribuant à bâtir une culture d’hospitalité et de solidarité avec elles et en luttant contre leur isolement et leur exclusion sociale. Son objectif : offrir un accueil digne aux demandeurs d’asile et servir de tremplin aux réfugiés pour réussir leur intégration.

JRS France propose différents programmes : hospitalité et hébergement citoyen temporaire, école de français, insertion culturelle, accompagnement administratif et juridique, service de retour à l’emploi, séjours, animation et insertion en zone rurale, accès aux soins. Un millier de personnes sont accompagnées individuellement par l’association tous les ans grâce à près de 4 000 bénévoles engagés au sein de 35 antennes régionales. L’association mène également une action de plaidoyer au niveau local, national et européen.

Mission :

Sous la responsabilité de la secrétaire générale de l’association, vous assurerez support administratif, logistique, informatique, ainsi que l’accueil physique et téléphonique.

Vous jouerez un rôle essentiel dans la qualité de l'accueil des personnes accompagnées et le bien-être des équipes de l'association.

Vos missions s'articulent autour de trois axes suivants:

1. Accueil des personnes se présentant à l’association (50%)

• Assurer un accueil bienveillant et professionnel des personnes se présentant à l'association (accueil physique et téléphonique);
• Répondre aux sollicitations reçues sur la boite mail de contact ou via le formulaire web, en coordination avec la secrétaire aide-comptable;

2. Gestion et amélioration de l'environnement de travail (30-40%)

• Agir comme référent pour tout sujet d’outils informatiques et téléphoniques ; assurer le suivi avec le prestataire d’infogérance; gérer le parc informatique et téléphonique
• Assurer le bon fonctionnement des locaux et des stocks et la bonne gestion des espaces communs
• Assurer la logistique des réunions et événements internes et externes ((réunions d’équipe, rencontres annuelles des bénévoles )

3. Soutien RH à la bonne intégration des membres de l’équipe nationale, dans le respect de la réglementation et des valeurs de JRS (10-20%)

• Assurer le onboarding des nouvelles recrues sur les questions de familiarisation avec l’environnement et l’équipe), la commande et configuration du matériel, et la prise en main des outils et de l’environnement numérique Assurer l’actualisation régulière du Document Unique d’Evaluation des Risques (DUERP)
• Autres missions administratives ou RH selon besoins et intérêts. De manière générale, contribuer au bien-être et à la qualité de vie au travail, dans un souci de communication transparente, d’inclusion et de développement du lien social

Cadre de la mission

• Déplacements possibles ponctuels dans toute la France pour assurer la logistique de certains événements.
• Travail ponctuel en soirée ou le weekend (rencontres nationales, rencontres régionales, Assemblée générale, sessions de formations, etc.).