Chargé.e de l'administration

Secteur

Spectacle vivant / organisation professionnelle

Description de l'entreprise/de l'organisme

2e organisation professionnelle représentative de la Convention Collective Nationale des Entreprises Artistiques et Culturelles (CCNEAC), Scène Ensemble rassemble près de 500 structures des arts de la représentation, organisés en 3 collèges d’adhérents (scènes permanentes, festivals et équipes artistiques).

Ses bureaux sont situés dans le 1er arrondissement de Paris.

Description du poste

Sous l’autorité de la direction, le ou la chargé.e de l’administration aura en charge les missions suivantes :

1. Gestion de l’organisation statutaire du Syndicat
- Organisation et suivi des instances du Syndicat en relation avec la direction ;
- Rédaction des convocations ;
-Proposition à la direction de points à mettre à l’ordre du jour des réunions ;
-Gestion des formalités légales : dépôts, déclarations… ;
-Gestion logistique des réunions statutaires et des rencontres professionnelles et régionales : Avignon, Nantes, etc.
-Contribution au rapport d’activité et à différents rapports annuels ;
-Gestion dossiers spécifiques : dossiers de subventions, représentativité, HATVP.

2. Gestion des services généraux et maintenance du syndicat
- Suivi et gestion des contrats des fournisseurs et prestataires : loyers, électricité, assurances
- Suivi des abonnements dans un souci d’optimisation des coûts

3. Paie, comptabilité et gestion
-Gérer l’appel annuel à cotisations, suivre l’encaissement ;
-Suivre avec l’expert-comptable et le commissaire aux comptes la comptabilité : transmettre les pièces et vérifier tous les éléments comptables ;
-Contribuer à l’élaboration du budget prévisionnel du syndicat ;
-Élaborer et assurer le suivi d’exécution des budgets général et thématiques ;
-En étroite coordination avec la Direction, ordonner des dépenses et veiller aux encaissements des cotisations, du FCAP et des autres ressources.
- Assurer le lien aux banques du Syndicat.
- Gérer l’administration du personnel : contrats de travail, plan de formation, médecine du travail ;
- Préparer les données sociales pour l’élaboration des salaires et leur transmission au cabinet comptable des éléments nécessaires dits variables de paie : factures et suivi des tickets repas,
- Assurer les relations avec les organismes sociaux (Audiens, Afdas, Thalie Santé) et les OGC (SACEM – SACD).

4. Gestion des données des adhérents
- Suivi des mouvements des équipes des entreprises adhérentes
- Mise à jour des bases de données
- Assurer le secrétariat des délégations régionales si nécessaire
Éventuelle représentation de l’organisation sur des missions spécifiques.
Le poste est basé à Paris 1er, avec déplacements ponctuels possibles en région parisienne et en région pour des événements professionnels et rencontres thématiques.

Description du profil recherché

Profil recherché
- De formation supérieure avec une expérience confirmée dans un poste similaire indispensable de minimum 5 ans ;
- Très bonnes qualités relationnelles et d’organisation ;
- Esprit d’initiative, fortes capacités d'analyse et d'anticipation, organisé.e avec le sens des priorités et des responsabilités, sens de travail en équipe, rigoureux/euse ;
- Maîtrise indispensable des logiciels informatiques spécifiques…
- Maîtrise de la législation fiscale, sociale, comptable et budgétaire ;
- Bonne connaissance du spectacle vivant ;

Description de l'expérience recherchée

Expérience confirmée dans un poste similaire indispensable de minimum 5 ans