Assistant de Pôle Retail (H/F)

Dans un contexte de forte croissance et d’expansion internationale, Polène recrute aujourd’hui un Assistant de Pôle Retail pour accompagner au quotidien les équipes Retail dans la gestion administrative, financière et logistique de leurs activités.

Au cœur de l’organisation Retail, vous interviendrez auprès des équipes Operations Région, Global Retail Operations, Retail Excellence et Direction Retail , sur un périmètre international. Vous contribuerez notamment à la bonne gestion des dépenses, des fournisseurs et des déplacements, tout en assurant un support administratif fiable aux différentes équipes.

Vous vous épanouirez dans ce rôle si vous souhaitez :

Accompagner les équipes dans la gestion des fournisseurs et des dépenses

• Réceptionner et centraliser les factures fournisseurs transmises par les équipes Retail en France et à l’international.

• Créer les fiches fournisseurs et les bons de commande dans SAP.

• Assurer le suivi des circuits de validation des bons de commande auprès des différents interlocuteurs internes.

• Coordonner les échanges avec les fournisseurs et l’équipe Comptabilité afin d’assurer le bon traitement et le paiement des factures.

• Utiliser Spendesk pour le suivi des dépenses sur les périmètres concernés.

• Organiser et archiver les factures par fournisseur.

• Suivre les dépenses engagées et leur évolution par rapport aux budgets alloués.

Coordonner les déplacements des équipes Retail

• Organiser les déplacements professionnels des équipes Retail et de la Direction Retail.

• Réserver les billets de train, d’avion et les hébergements dans le respect de la politique Voyages & Déplacements de la Maison.

• Assurer le suivi des dépenses de déplacement par centre de coût et contribuer au respect des budgets associés.

Contribuer au suivi budgétaire du pôle

• Suivre les dépenses Voyages & Déplacements par rapport aux budgets définis.

• Coordonner avec les Retail Training & Excellence Leads des différentes régions le suivi des dépenses de formation.

• Consolider les différents fichiers de suivi budgétaire afin d’apporter une vision globale des dépenses Retail.

Apporter un support administratif et logistique aux équipes

• Accompagner les équipes basées à Paris dans certaines démarches administratives, notamment les autorisations de visa ou les rendez-vous en préfecture.

• Assurer l’approvisionnement des équipes en fournitures de bureau.

• Suivre les stocks de produits, outils et équipements nécessaires aux équipes Retail basées au siège.

• Être un point de contact fiable pour les différents interlocuteurs du pôle et contribuer à la fluidité de son organisation quotidienne.

Vous excellerez dans ce rôle si :

• Vous êtes diplômé d’une formation Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, gestion, administration, finance ou dans un domaine équivalent.

• Vous disposez d’une première expérience réussie dans une fonction d’assistanat, de coordination administrative, d’office management ou de support aux opérations.

• Vous êtes particulièrement à l’aise avec les sujets de suivi administratif, de gestion de factures et de coordination de multiples interlocuteurs.

• Vous maîtrisez Excel et êtes à l’aise avec les outils digitaux ; la connaissance de SAP et Spendesk constitue un véritable atout.

• Vous êtes à l’aise dans un environnement international et disposez d’un bon niveau d’anglais professionnel.

• Vous conjuguez rigueur, sens de l’organisation et attention aux détails .

• Vous savez gérer plusieurs sujets simultanément, anticiper les échéances et prioriser avec méthode.

• Vous faites preuve de fiabilité, de réactivité et de discrétion , notamment dans le traitement d’informations confidentielles.

• Vous avez un excellent relationnel et appréciez travailler avec des interlocuteurs variés, aussi bien en interne qu’avec des partenaires externes.

• Vous aimez faciliter le quotidien d’une équipe et trouver des solutions concrètes aux sujets opérationnels.

• Vous avez envie d’évoluer dans un environnement dynamique, international et en forte croissance.

Le Process de recrutement

1. Rencontre avec le Talent Acquisition : découvrez la Maison, nos valeurs, et partagez votre parcours et vos motivations.

2. Entretien avec votre futur manager : explorez concrètement le poste, son organisation et les enjeux du pôle Retail.

3. Mise en situation : échangez autour d’un cas concret de coordination administrative et de gestion des priorités afin de partager votre méthode de travail, votre rigueur et votre sens de l’organisation.

4. Entretien final avec un membre de la Direction Retail : approfondissez votre compréhension de l’organisation Retail et projetez-vous dans votre future collaboration avec les équipes.

En rejoignant Polène, vous aurez l’opportunité de :

• Vous projeter dans une Maison avec un projet d’entreprise unique et un plan très ambitieux de développement sur l'intégralité de sa chaîne de valeur.

• Évoluer dans un environnement en constante amélioration où l’innovation et la recherche d’excellence sont les maîtres mots.

• Vous épanouir dans un environnement où l’humain est au cœur du projet et où l’attention portée aux collaborateurs constitue un véritable levier de différenciation.

Rejoindre Polène, c’est aussi bénéficier d’un ensemble de dispositifs pensé pour vous :

• Une expérience collaborateur à 100% en présentiel, au sein de nos bureaux parisiens en plein cœur du 2ème arrondissement, rue du Louvre.

• 25 jours de congés par an + 10,5 jours de RTT.

• Un abonnement sport et bien-être ClassPass.

• Un accès privilégié aux collections de la Maison avec des ventes privées et des tarifs préférentiels après un an d’ancienneté.

• Un accès aux réseaux de crèches People and Baby et Les Petits Chaperons Rouges.

• La mutuelle Alan avec un contrat sur-mesure réservé aux collaborateurs de la Maison et une prise en charge employeur à 60%.

• La possibilité de bénéficier d’un forfait mobilité durable jusqu’à 40€ par mois ou du remboursement du titre de transport à 50%.

• Les titres-restaurant Swile d’une valeur faciale de 10€ par jour.

Ce que vous ne savez peut-être pas encore sur Polène :

Née à Paris en 2016, façonnée à Ubrique, ouverte sur le monde entier, Polène est bien plus qu’une Maison de maroquinerie : c’est une culture, une manière d’être et de créer. Chacune de nos créations traduit cette rencontre entre rigueur technique et poésie des formes.

Aujourd’hui, Polène rassemble 1 500 collaborateurs, dont 900 artisans d’exception basés à Ubrique, en Espagne, et s’exprime sur 3 continents avec un objectif d’expansion de 7 ouvertures annuelles.

Polène promeut une culture inclusive, éthique et équitable dans tous ses recrutements. Nous vous accueillons tel que vous êtes, avec vos talents, votre énergie et votre envie de contribuer.