Archiviste Records Manager H/F

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web :

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de l’Université Paris-Saclay, les bibliothèques ont pour missions principales d’accueillir les publics, de mettre en œuvre la politique documentaire de l’université et de contribuer à ses activités de formation et de recherche. La Direction des Bibliothèques de l’Information et de la Science Ouverte (DiBISO) coordonne l’ensemble du réseau des bibliothèques pour accompagner les enseignements donnés au sein du collège universitaire de premier cycle ainsi que l’enseignement et la recherche organisés au sein des écoles graduées.

Le poste d’archiviste records manager est placé au sein du pôle « contenus » de la DiBISO, en lien avec la mission de gouvernance des données et la gouvernance de l’information portées par la direction générale des services. La DiBISO coordonne la mission relative aux données sous l’impulsion de l’administrateur des données, algorithmes et codes de l’Université Paris-Saclay. La mission d’archiviste records management est une mission transverse amenée à travailler avec l’ensemble des directions universitaires et composantes de l’université, sous l’autorité de la direction générale des services. A plus longue échéance, l’objectif est de mettre en place et de développer un projet d’archivage numérique en choisissant et déployant une solution logicielle adaptée.

Activités principales de l’agent·e:

Définir et déployer la stratégie en matière d’organisation, de collecte et de classement des documents papier et numériques de l’Université Paris-Saclay (60%)

• Piloter la création du service d’archives administratives de l’Université en lien avec les services concernés en particulier DAJI et DSI.
• Participer à l’élaboration de la stratégie de gouvernance de l’information de l’université, en participant au groupe de travail fonctionnel dédié.
• Définir des règles et procédures de bonne gestion des documents administratifs imprimés et numériques, des données numériques et des messageries électroniques applicables pour l’ensemble de l’Université.
• Mettre en œuvre le projet de gestion électronique des documents de l’Université Paris-Saclay.
• En lien avec l’administrateur des données, algorithmes et codes de l’université (ADAC), participer à l’élaboration de la stratégie « données » de l’université, notamment en participant au travail du groupe relatif à la gouvernance de la donnée qui établit les référentiels structurants.
• Travailler en coordination avec ses homologues sur le périmètre de l’EPE (établissement public expérimental) à 14.
• Accompagnement des producteurs et des productrices de documents pour le travail de tri de documents dans le cadre des chantiers et déménagements

Collecter et classer des fonds d’archives, en particulier les archives numériques (40%) :

• Cadrer l’archivage courant des actes réglementaires de l’établissement.
• Accompagner les directions, composantes et laboratoires dans la gestion des documents d’archives courantes et/ou intermédiaires.
• Travailler en lien avec la responsable des archives scientifiques afin d’assurer le continuum de la vie du document.
• Assurer le lien avec les Archives Départementales pour le versement des archives définitives de l’université.

Type du contrat : CDI

Connaissance, savoir :

• Connaissance approfondie des règles de l’archivistique
• Connaissance du cadre réglementaire des archives publiques et de l’archivage numérique
• Connaissance de l’environnement de la recherche française et européenne
• Connaissance de l’environnement professionnel, administratif et réglementaire
• Connaissance des enjeux juridiques liés au traitement et à la diffusion des résultats et des données de la recherche, ainsi que des données personnelles
• Connaissance des référentiels
• Garantir la cohésion et la pérennisation des données
• Connaissance des normes et standards informatiques liés à la gestion des données et plus largement à l’ensemble des archives numériques
• Connaissance de l’anglais technique appréciée

Savoir-Faire

• Définir des procédures et des règles
• Savoir piloter un projet
• Conseiller ou aider à la décision
• Utiliser et déployer des logiciels spécifiques à l’activité
• Bonne maîtrise des outils informatiques
• Savoir communiquer et former
• Savoir rédiger des procédures ou mémentos

Savoir-Être

• Sens relationnel
• Capacité à travailler en équipe et en réseau
• Capacité d’adaptation et d’initiative
• Sens de l’organisation et autonomie
• Bonne capacité d’analyse
• Capacité de conceptualisation
• Capacité prospective