Assistant Administratif Evénement F/H

PRESENTATION

Le Paris Marriott Rive Gauche Hotel & Conference Center, un lieu vibrant qui vous accueille avec sophistication et confort dès votre arrivée.

Se situant dans le 14ème arrondissement de Paris, notre hôtel possède une localisation stratégique au cœur de la rive gauche.

Doté de 757 chambres (dont 51 suites) et 5 000 m² d’espaces de conférence, notre établissement propose une offre unique et haut de gamme à Paris intra‑muros. Nos équipes multiculturelles et passionnées ont à cœur d’offrir un service d’excellence à une clientèle variée.

RESUME DU POSTE :

L’Assistant Administratif Evènement F/H travaille en lien direct avec les membres de l’équipe Evènementielle (Coordinateurs et Managers). Il/elle est responsable de regrouper et vérifier les factures séminaires en lien avec les services Banquets, points de ventes et Réception, en tenant compte des spécifications de facturations (période, type de groupe, poste de facturation, TVA…) et des demandes particulières du client par rapport au contrat final signé par celui-ci.

MISSIONS PRINCIPALES :

• Collaborer étroitement avec les départements Hébergement, Restauration et Banquet pour une facturation précise et exacte suivant les instructions données par l’équipe Evènementielle
• Suivre le dossier groupe Affaires au niveau de la facturation globale jusqu’à l’envoi de la facture
• Collecter les facturations additionnelles (ex : bar, cash bar, AV…) auprès des points de vente
• Vérifier les postings effectués par les différents points de ventes
• Encaisser les acomptes par virements en suivant le relevé de banque envoyé par le service comptabilité
• Vérifier et confirmer la facture finale auprès des Event Managers et des Event Coordinateurs avant passation à la comptabilité
• Demander correction en cas d’erreur de facturation auprès des points de vente, du banquet et/ou de la Réception
• Clôture des factures (PMs) pour envoi facture par service comptabilité.
• Mettre à jour dans le système informatique des évènements passés en fonction de prestations réellement facturées (Opéra et SFA Web)
• Réaliser et envoyer hebdomadairement aux équipes Commerciales et Evènementielles le rapport des acomptes sur les évènements confirmés et à venir, et faire un suivi proactif auprès des Events et Commerciaux pour respecter les échéanciers contractés + communication des résultats aux Chefs de Services et au service comptabilité
• Suivre les factures globales (PM/ Pay Master) et participation aux réunions débiteurs (Credit Meeting) avec le support et présence du Directeur des Evènements
• Suivre les litiges de facturation avec les clients
• Répondre aux clients en respectant les standards en vigueur

Ce descriptif de poste est non exhaustif. Le titulaire peut être amené à accomplir d’autres missions.

PROFIL RECHERCHE :

• Expérience comptable et/ou expérience dans l’hôtellerie. Une bonne connaissance du fonctionnement des services d’un hôtel, ainsi que de la partie évènementielle serait un plus.
• Connaissances informatiques (Excel, Word, PowerPoint, Opera, MICROS, SFA Web etc.)
• Capacité à rédiger des courriers, des notes de service et des mémos.
• Esprit d’équipe
• Sens de l’analyse
• Rigueur et organisation
• Anglais professionnel exigé

AVANTAGES

• Rémunération sur 13 mois
• De 31000€ à 33000€ par an
• Contrat de 35heures sur 4 ou 5 jours
• Indemnité nourriture
• Mutuelle avantageuse
• Prise en charge des frais de transports à 50%
• Tarifs employés Marriott dans des milliers d’hôtels à travers le monde

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