Responsable de l’accueil

Secteur

Résidence d'artistes

Description de l'entreprise/de l'organisme

La Cité internationale des arts est la plus grande résidence artistique au monde. Depuis 1965, elle rassemble simultanément au cœur de Paris plus de 300 artistes, de toutes origines et de toutes générations, et leur permet de mettre en œuvre un projet de création ou de recherche dans toutes les disciplines (arts visuels, musiques, cinéma, design et architecture, spectacle vivant, commissariat d’exposition, etc.).

Sur des périodes de deux mois à un an, dans le Marais ou à Montmartre, la Cité internationale des arts, fondation reconnue d’utilité publique, leur offre un environnement favorable à la création, ouvert aux rencontres avec des professionnels du milieu culturel et les publics, et un accompagnement sur mesure.

En collaboration avec ses nombreux partenaires, elle diffuse chaque année plusieurs appels à candidatures thématiques et/ou sur projet, et développe des programmes de résidence ciblés.

La Cité internationale des arts conçoit tout au long de l’année une programmation artistique et culturelle foisonnante, pluridisciplinaire et protéiforme (ateliers ouverts, expositions, concerts, performances, débats d’idées...), valorisant notamment le travail des artistes qui sont ou ont été résidents, tout en affirmant le rôle de la résidence comme moment de dialogue et d’expérimentation.

Le pôle accueil fait partie du service des résidences (composé de trois pôles : programmes de résidences, accueil, programmation artistique et culturelle), il est constitué des membres suivants :
- Responsable du pôle ;
- Agents d'accueil (3 personnes) ;
- Agents de sécurité / veilleurs de nuit (4 personnes) ;
- Chargé d’accueil (1 personne sur le site de Montmartre).

Description du poste

Sous l’autorité de la direction générale et du directeur des résidences, de la programmation et de la communication, le/la responsable de l’accueil de la Cité internationale des arts assure les bonnes conditions d’accueil, physique et humain, des résidents et des publics (visiteurs professionnels et amateurs, utilisateurs des espaces de pratique artistique, etc.) sur les sites du Marais et de Montmartre, ainsi que l’encadrement et la coordination de l’équipe dédiée.

Organisation de l’accueil des artistes en résidence et de tous les publics
>> Organisation de l’accueil des artistes pendant toute la durée de leur résidence
- Le/la responsable de l’accueil s’assure de la bonne information générale des résidents et veille à apporter des réponses appropriées à leurs demandes ;
- Il/elle communique aux résidents toutes informations utiles (travaux, règles d’utilisation des espaces, etc.) et veille à la mise en œuvre d’une signalétique adaptée ;
- Il/elle organise et supervise le renseignement des arrivées et départs sur le logiciel AD Présence, en lien direct avec le pôle programmes de résidence ;
- Il/elle s’assure de la transmission aux services généraux, au service des bâtiments et à la comptabilité des informations qui les concernent ;
- Il/elle supervise les visites qui précédent le départ des résidents, et participe au contrôle de l’état des ateliers-logements et de leur équipement, ainsi qu'à la mise en place d'inventaires.

>> Organisation de l’accueil des visiteurs et gestion des flux
- Le/la responsable de l’accueil organise l’accueil des visiteurs et des locataires des espaces de la Cité en lien avec le responsable de la sécurité, l’équipe de de la programmation artistique et culturelle et le service de location des espaces ;
- Il/elle coordonne la gestion des flux de visiteurs (notamment dans le cadre des manifestations artistiques et culturelles comme les Ateliers ouverts hebdomadaires) et organise l’accueil des publics ;
- Il/elle gère la relation avec le prestataire qui assure l’accueil et la médiation des expositions de la Galerie.

>> Participation à la bonne organisation des espaces de la Cité
- Le/la responsable de l’accueil veille, aux côtés des services techniques, au bon état des espaces individuels, collectifs et de circulation ;
- Il/elle participe aux liens avec les prestataires en charge de l’hygiène.

Encadrement et la coordination de l’équipe du pôle accueil :
- Le/la responsable de l’accueil organise le travail des agents selon les besoins liés à l’activité et leur transmet les informations nécessaires à la bonne exécution de leurs tâches sur les 2 sites ;
- Il/elle élabore et met à jour le planning de son équipe, en s’assurant du respect des temps de travail ;
- Il/elle s’assure de la qualité et du professionnalisme de l’accueil de tous les publics ;
- Il/elle s’assure du respect du règlement intérieur et des consignes de sûreté et de sécurité, en lien avec le responsable sécurité, et contrôle le cahier de liaison entre équipes de nuit et jour.

Le/la responsable de l’accueil participe activement à la réflexion collective constante sur l’amélioration des procédures d’accueil et la modernisation des process, notamment dans le but de mettre en place un outil informatique adapté à la transmission des informations de la part des résidents et entre services.

Le/la responsable de l’accueil travaille ponctuellement en soirée et le week-end.

Description du profil recherché

- Grandes capacités organisationnelles et de suivi de planning ;
- Maîtrise de l’anglais indispensable (oral et écrit) ;
- Autre(s) langue(s) étrangère(s) appréciée(s) ;
- Maîtrise des outils informatiques (Outlook, Word, Excel) et goût pour la prise en main de logiciels ;
- Polyvalence, réactivité ;
- Rigueur et sens de l’organisation ;
- Fiabilité́ et discrétion ;
- Dynamisme ;
- Excellent relationnel ;
- Goût pour le travail interservices ;
- Intérêt pour l’art et la culture.

Description de l'expérience recherchée

- Expérience d’au moins 2 ans dans l'hébergement collectif (hôtels, résidence hôtelières ou universitaires) ou dans une institution, culturelle ou autre, en tant que responsable d’une équipe d’accueil ;
- Expérience confirmée sur des tâches de coordination et de gestion d’équipe ;