Coordinateur Admission F/H

Nous recrutons au sein de la Direction des Opérations Administratives, un Coordinateur Admission F/H sur le campus de Paris. Véritable premier relais opérationnel du service Concours et Inscriptions Administratives sur ce campus, vous jouerez un rôle central dans la réussite des périodes d’admissions et de rentrée, à fort enjeu institutionnel et réputationnel pour l’Ecole.

Vous serez rattaché(e) au Responsable Concours et Inscriptions Administratives, et travaillerez au sein d’une équipe d’une douzaine de collaborateurs répartis sur les quatre campus de l’école. Votre action s’inscrit dans une logique de service, de rigueur et d’amélioration continue.

Le service Concours et Inscriptions Administratives est un maillon essentiel de l’expérience étudiante : il pilote les admissions, orchestre les rentrées et garantit la qualité des parcours administratifs des étudiants, de leur candidature jusqu’à leur diplomation.

Missions principales :

Les missions s’exercent en fonction de la saisonnalité des activités et des priorités de développement de l’Ecole.

1. Organisation des épreuves d’admissions sur concours :

- Garantir les conditions de réussite des opérations de sélection des futurs étudiants, en partenariat avec les Banques d’Épreuves et la Direction des Programmes dans le respect des règlements concours et des exigences de Parcoursup.

- Piloter l’organisation logistique des épreuves écrites de bout en bout : planification, réservation des salles, gestion des sujets, surveillance, conformité réglementaire.

- Organiser les épreuves orales (planning, convocations, accueil) pour les candidats et les jurys, en coordination avec les équipes Développement Commercial, Programmes, Faculté, Diplômés et Relations Entreprises.

- Assurer l’accueil et la prise en charge des jurys internes et externes dans des conditions optimales.

- Mettre en place un contrôle qualité régulier sur les évaluations avant leur publication, en veillant à la fiabilité et à la traçabilité des données.

2. Gestion des inscriptions administratives :

- Administrer les dossiers d’inscription des étudiants primo-entrants (population françaises et internationales) : contrôle des pièces justificatives, validation des prérequis académiques, suivi des étapes d’inscription.

- Accompagner les étudiants dans la constitution et le suivi de leur dossier, avant et après leur rentrée, en lien avec les services Comptabilité, Alternance et Programmes, dans le respect des délais fixés.

- Piloter, en tant que référent Paris , l’organisation des rentrées administratives sur le campus.

- Produire un reporting régulier sur l’avancement du traitement des dossiers et alerter en cas de risque ou d’anomalie.

3. Coordination front office / back office:

- Coordonner les opérations administratives avec les services du front office du campus de Paris (Student Office, Coordination Pédagogique, Career Centre, Promotion, Accueil…) afin de garantir une expérience étudiante fluide et cohérente .

- Identifier les points de friction dans les démarches administratives et être force de proposition pour améliorer les processus et les outils.

- Contribuer à l’harmonisation des pratiques entre campus dans une logique de continuité de service.

4. Contribution à la gestion de la scolarité :

- Veiller à la qualité et à la fiabilité des données pédagogiques et scolaires des apprenants dans le Système d’Information Scolarité.

- Participer à la préparation et à l’organisation des Remise de Diplômes sur Paris.

5. Participation à la gestion des examens surveillés :

- Contribuer au bon déploiement des examens surveillés en coordination avec les équipes Planification et Scolarité.

- Assurer le relais ou le remplacement sur cette activité selon les besoins opérationnels.

PROFIL RECHERCHE ET COMPETENCES METIER

- De formation Bac+3 à Bac+5 dans le domaine de la gestion, de l’administration ou relation clients

- Expérience de 3 ans minimum souhaitée sur un poste administratif à dimension coordination

- Une expérience dans le domaine de l’enseignement supérieur ou environnement multisites serait un plus

- Connaissance des processus Parcoursup et/ou des Banques d’Epreuves appréciée

- Capacité à travailler en équipe, en transversalité et à distance

- Utilisation d’office 365, notamment Excel

- Aisance avec les systèmes d’information et de scolarité (type Aurion SIFAC ou équivalent)

- Capacité à produire des tableaux de bord et des reportings de suivi

- Aisance relationnelle en français et en anglais, notamment pour l’accueil des étudiants internationaux

- Anglais niveau C1, B2 exigé

SOFT SKILLS

- Orientation service client : posture d’accompagnement, sens de l’écoute, goût pour la relation avec les étudiants et les parties prenantes internes

- Rigueur et sens de l’organisation : capacité à gérer simultanément plusieurs activités à fort enjeu en période de forte activité

- Autonomie et prise d’initiative : capacité à prendre du recul, à anticiper et à proposer des améliorations

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Statut Cadre en forfait jours

Rémunération brute fixe sur 12 mois incluant un 13e mois: 38k€ à 39k€ + part variable

30 jours ouvrés de congés payés/an + 17 jours de repos cadre /an

Autres avantages : carte ticket restaurant + prime de transport + mutuelle et prévoyance

Prise de poste : Juillet 26

L’ensemble des Collaborateurs et des Collaboratrices de l’Ecole sont sensibilisés sur les questions d’inclusivité, qu’il s’agisse du handicap, du genre ou de l’égalité des chances. Notre école accorde une importance clé à l’inclusivité qui s’incarne dans deux de nos piliers stratégiques : durabilité/pérennité et inclusivité.